Obchod, projekty a smlouvy
Adresář
Master-data vrstva celé platformy - jeden zdroj pravdy pro firmy, kontakty, adresy a bankovní účty partnerů. Centralizovaná evidence se synchronizací z registrů (Finstat), blacklistem, hodnocením dodavatelů a detekcí duplikátů. U každého partnera vidíte kompletní portfolio navázaných dokladů – smlouvy, faktury, objednávky, poštu.
Kontext
Modul Adresář je součástí interního firemního portálu, který jsme navrhli, vyvinuli a nasadili pro klienta z oblasti obchod, projekty a smlouvy. Portál konsoliduje desítky firemních agend do jednoho prostředí s jednotným přihlášením, rolemi a auditovatelnou historií – a modul Adresář je jeho klíčovou součástí.
Výzva
Firma měla partnery roztroušené v CRM, ERP, tabulce účetnictví a v hlavách obchodníků. Tentýž dodavatel existoval pod třemi různými názvy – každé oddělení si ho zadalo jinak. Neaktuální bankovní čísla způsobily opožděné platby. Blacklist byl neformální seznam v e-mailu, který nikdo aktivně nekontroloval. Nový nákupčí vystavil objednávku rizikovému dodavateli, neboť nikdo jej neupozornil. Hodnocení dodavatelů po zakázce neexistovalo — rozhodnutí o výběru se opakovala bez zpětné vazby.
Jak jsme to dodali
Navrhli jsme centrální master-data vrstvu, která slouží jako jediný zdroj pravdy o partnerech pro celý portál.
Automatické doplňování dat: při zadání IČO systém stáhne aktuální údaje z Finstat — obchodní název, adresu, statutáře. Žádné ruční přepisování z obchodního rejstříku.
Kontakty a bankovní účty: ke každé firmě evidujeme kontaktní osoby s rolemi, bankovní účty a doručovací adresy. Všechny moduly – fakturace, platby, pošta – čerpají tato data automaticky.
Blacklist a governance: compliance může partnera okamžitě zablokovat s důvodem záznamu. Každá objednávka nebo faktura navázaná na blacklistovaného partnera vyvolá automatické upozornění - před odesláním, ne po.
Hodnocení dodavatelů: po každé zakázce může projektový manažer nebo nákupčí ohodnotit dodavatele. Kvantitativní i kvalitativní parametry – podklady pro rozhodnutí při dalším výběru.
Portfolio partnera: u každého partnera je dostupný kompletní přehled navázaných dokladů — smlouvy, faktury, objednávky, pošta, čerpání. Žádné přepínání mezi moduly.
Přínos pro klienta
Jeden zdroj pravdy
každý modul čerpá data o partnerech ze stejného místa, žádné duplicity ani nekonzistence.
Automatické doplnění z Finstat eliminuje ruční přepisování z obchodního rejstříku při zakládání nového partnera.
Blacklist s okamžitým upozorněním zachytí rizikového partnera při objednávce nebo faktuře
ne až při škodě.
Hodnocení dodavatelů po každé zakázce dává objektivní podklad pro další výběr namísto rozhodnutí z paměti.
Kompletní portfolio navázaných dokladů u každého partnera
smlouvy, faktury, objednávky, pošta na jednom místě.
Workflow krok za krokem
Obchodník nebo back-office zadá IČO - systém automaticky doplní údaje z Finstat (název, adresa, statutář)
Doplnění kontaktů (jméno, telefon, e-mail, role), bankovních účtů a adres
Nastavení typu subjektu (PO / FO / zaměstnanec) a stavu (aktivní / neaktivní)
Synchronizace a kontrola aktuálnosti dat — systém upozorní na zastaralé záznamy
Blacklist: záznam s důvodem blokování, okamžité upozornění při použití v objednávce nebo faktuře
Hodnocení dodavatelů – kvalitativní a kvantitativní parametry po realizaci
U partnera je dostupný kompletní přehled navázaných dokladů: smlouvy, faktury, objednávky, pošta, čerpání
Funkce modulu
- centrální registr firem, kontaktů a adres
- automatické doplnění z Finstat při zadání IČ
- správa bankovních účtů partnerů
- typ subjektu: PO / FO / zaměstnanec
- blacklist s důvodem a okamžitým upozorněním při použití
- hodnocení dodavatelů (kvalita, spolehlivost, cena)
- detekce duplikátů
- kompletní portfolio navázaných dokladů u partnera
- multi-databázový režim (více zemí / entit)
- auditní log změn a blacklist historie
Integrace a propojení
- Finstat (automatické doplnění dat z obchodního rejstříku)
- smlouvy (smluvní strana)
- objednávky (dodavatel / odběratel)
- došlé a vyšlé faktury
- platby (bankovní účty)
- pošta (korespondence s partnerem)
- multi-databázový režim (např. CZ/CZ dle konfigurace)
Provoz a další rozvoj
Modul jsme navrhli s ohledem na budoucí rozvoj – modulární architektura dovoluje přidávat nová pole, reporty nebo integrace bez zásahu do stávajícího jádra. Přehledný kód, dokumentace a oddělené konfigurační soubory zajišťují, že systém zvládne rozvíjet i jiný tým – bez závislosti na jedné osobě, která ví, „jak to funguje“.
datatek, spol. s r. o. poskytuje pro tento typ řešení i dlouhodobou provozní podporu, monitoring a SLA – klient tak má jistotu, že systém funguje i po letech.
Potřebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvineme interní aplikaci podle vašich procesů – od analýzy po nasazení a dlouhodobou podporu.