Finance a účetnictví
Bločky
Procesní zpracování drobných nákladů s důrazem na kontrolu oprávněnosti, projektové přiřazení a auditovatelné vyplacení. Modul digitalizuje cestu od nahrání bločku až po uzavření účetnictvím, aby se náklady neztrácely v e-mailech a papírech.
Kontext
Modul Bločky je součástí interního firemního portálu, který jsme navrhli, vyvinuli a nasadili pro klienta z oblasti finance a účetnictví. Portál konsoliduje desítky firemních agend do jednoho prostředí s jednotným přihlášením, rolemi a auditovatelnou historií – a modul Bločky je jeho klíčovou součástí.
Výzva
Drobná nákladová agenda fungovala mimo systém – bločky chodily e-mailem, papírově nebo přes chat. Účetnictví manuálně zjišťovalo, ke kterému projektu a osobě výdaje patří, schválení se často řešilo zpětně a při zamítnutí chyběl jasný důvod. U PHM bloček nebyla konzistentní vazba na vozidlo. Výsledek: pomalé závěrky, nejasná zodpovědnost a slabá auditní stopa.
Jak jsme to dodali
Modul jsme nastavili jako plně procesní tok drobných nákladů. Zaměstnanec nahraje bloček, doplní povinná pole (projekt, osoba, typ výdaje) a systém jej automaticky posune do stavu Čeká na schválení. Schvalovatel rozhodne schválit/zamítnout, při zamítnutí s komentářem. Účetnictví následně uzavře položku jako vyplacenou. U PHM výdajů je k dispozici vazba na vozidlo. Všechny kroky se zapisují do workflow historie včetně příloh a poznámek.
Přínos pro klienta
Drobná nákladová agenda je řízena procesně
od nahrání dokladu po vyplacení bez chaosu v e-mailech.
Každý bloček má vazbu na projekt a zodpovědnou osobu, takže projektová ekonomika je přesná.
Schvalování má transparentní historii včetně komentářů při zamítnutí a příloh k dokladu.
Účetnictví uzavírá výdaj jako vyplacený v jednom toku, bez manuálního dohledávání podkladů.
PHM bločky lze provázat s vozidly, čímž se pojí náklad s reálným provozem flotily.
Workflow krok za krokem
Zaměstnanec nahraje bloček (foto/sken) a vyplní formulář s projektem, typem výdaje a odpovědnou osobou
Doklad dostane stav Čeká na schválení a systém vytvoří schvalovací úlohu
Schvalovatel doklad schválí nebo zamítne (při zamítnutí s komentářem)
Účetní nebo pokladník po kontrole označí schválený doklad jako vyplacený
Doklad je zahrnut do interních reportů a statistik podle projektu, osoby a typu nákladu
Funkce modulu
- nahrávání bločků a příloh
- povinné vazby na projekt a osobu
- workflow schválení/zamítnutí
- komentáře při stavových změnách
- označení vyplacení účetnictvím
- reporting podle projektu, osoby a typu výdaje
- auditní historie včetně legacy stavů
Integrace a propojení
- projekty a zakázky (povinná vazba)
- zaměstnanci a zodpovědné osoby
- vozidla (PHM bločky)
- interní reporty a statistiky
Stavy v procesu
- Vytvořeno
- Čeká na schválení
- Schváleno
- Zamítnuto
- Vyplaceno
Provoz a další rozvoj
Modul jsme navrhli s ohledem na budoucí rozvoj – modulární architektura dovoluje přidávat nová pole, reporty nebo integrace bez zásahu do stávajícího jádra. Přehledný kód, dokumentace a oddělené konfigurační soubory zajišťují, že systém zvládne rozvíjet i jiný tým – bez závislosti na jedné osobě, která ví, „jak to funguje“.
datatek, spol. s r. o. poskytuje pro tento typ řešení i dlouhodobou provozní podporu, monitoring a SLA – klient tak má jistotu, že systém funguje i po letech.
Potřebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvineme interní aplikaci podle vašich procesů – od analýzy po nasazení a dlouhodobou podporu.