Obchod, projekty a smlouvy
Smlouvy
Evidenční a kontrolní modul pro celý životní cyklus smlouvy - od tvorby a číslování, přes správu dodatků a platebních harmonogramů, až po monitoring finančního čerpání přes navázané objednávky a faktury. Controller vidí, jestli se blíží k přečerpání celkového limitu smlouvy.
Kontext
Modul Smlouvy je součástí interního firemního portálu, který jsme navrhli, vyvinuli a nasadili pro klienta z oblasti obchod, projekty a smlouvy. Portál konsoliduje desítky firemních agend do jednoho prostředí s jednotným přihlášením, rolemi a auditovatelnou historií – a modul Smlouvy je jeho klíčovou součástí.
Výzva
Smlouvy žily na síťovém disku ve složkách pojmenovaných podle toho, kdo je uložil. Každý dodatek byl nové PDF bez jasného propojení na základní smlouvu. Harmonogramy plateb existovaly v Excelu, který udržovala jedna osoba — když odešla, harmonogram zůstal zastaralý. Exspirace rámcové smlouvy se objevila nečekaně, když dodavatel odmítl další servis. Přečerpání celkového objemu zakázky bylo zjištěno až na konci projektu.
Jak jsme to dodali
Navrhli jsme evidenční a kontrolní modul, který drží pořádek v celém smluvním portfoliu – od rámcové smlouvy po poslední dodatek.
Tvorba a číslování: každá smlouva dostane automaticky generované číslo podle číselné řady. Přiřadí se partner, projekt a podmínky – včetně celkového finančního limitu.
Dodatky a verzinování: každý dodatek je evidován jako historický záznam propojený se základní smlouvou. Žádné volně plovoucí PDF bez kontextu.
Platební harmonogramy: harmonogram je přímo propojen s fakturací — splatné položky vstupují do procesu vyšlých faktur automaticky. Žádná fakturace se nevynechá.
Monitoring čerpání: každá navázaná objednávka a faktura snižuje dostupný objem smlouvy. Controller vidí v reálném čase, zda se blíží k přečerpání – a ne až na konci projektu.
Platnost a upozornění: systém upozorní před expirací smlouvy — s dostatečným předstihem na prodloužení nebo nové pořízení.
Přínos pro klienta
Konec ztracených smluv a zapomenutých expirací
upozornění před koncem platnosti dává čas na prodloužení.
Každý dodatek je propojen se základní smlouvou
historie změn je přehledná a auditovatelná.
Platební harmonogramy jsou přímo v systému
žádná fakturace se nevynechá kvůli zastaralé tabulce.
Přečerpání celkového limitu smlouvy je patrné průběžně, ne až na konci projektu.
Compliance a kontroling mají přístup k úplné dokumentaci včetně historie příloh a poznámek.
Workflow krok za krokem
Back-office nebo právník založí smlouvu, doplní partnera, projekt a podmínky
Automatické generování čísla smlouvy podle číselné řady
Nahrání podepsané smlouvy a příloh; evidence platnosti a podmínek
Správa dodatků jako historická linie změn (každý dodatek verzenovaný)
Definování platebních harmonogramů — vazba na fakturaci
Navázání objednávek a faktur na smlouvu — systém sleduje celkové čerpání
Upozornění před expirací platnosti; kontrola přečerpání celkového limitu
Funkce modulu
- tvorba smlouvy s vazbou na partnera, projekt a tým
- automatické číslování smluv
- správa dodatků s verzionováním
- platební harmonogramy propojené s fakturací
- sledování platnosti a upozornění před expirací
- monitoring čerpání a přečerpání celkového limitu
- navázání objednávek a faktur pro úplnou ekonomiku zakázky
- archivace podepsaných dokumentů a příloh
- auditní stopa a poznámky ke smlouvě
- Excel a evidenční exporty
Integrace a propojení
- adresář partnerů (smluvní strana)
- projekty a zakázky
- objednávky (nadřazenost smlouvy)
- došlé faktury (čerpání závazkové strany)
- vyšlé faktury (čerpání pohledávkové strany)
- PDF generátor
Provoz a další rozvoj
Modul jsme navrhli s ohledem na budoucí rozvoj – modulární architektura dovoluje přidávat nová pole, reporty nebo integrace bez zásahu do stávajícího jádra. Přehledný kód, dokumentace a oddělené konfigurační soubory zajišťují, že systém zvládne rozvíjet i jiný tým – bez závislosti na jedné osobě, která ví, „jak to funguje“.
datatek, spol. s r. o. poskytuje pro tento typ řešení i dlouhodobou provozní podporu, monitoring a SLA – klient tak má jistotu, že systém funguje i po letech.
Potřebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvineme interní aplikaci podle vašich procesů – od analýzy po nasazení a dlouhodobou podporu.