Finance a účetnictví
Došlé faktury
Kompletní životní cyklus přijaté faktury - od manuálního zadání nebo AI importu ze skenu, přes víceúrovňové schvalování s definovanými limity, platební proces (SEPA), párování úhrad, až po export do OMEGA, ISDOC nebo jiných účetních systémů. Modul řídí závazky vůči dodavatelům s plnou auditní stopou.
Kontext
Modul Došlé faktury je součástí interního firemního portálu, který jsme navrhli, vyvinuli a nasadili pro klienta z oblasti finance a účetnictví. Portál konsoliduje desítky firemních agend do jednoho prostředí s jednotným přihlášením, rolemi a auditovatelnou historií – a modul Došlé faktury je jeho klíčovou součástí.
Výzva
Klient zpracovával přijaté faktury v e-mailech, papírech a ručním přepisu do účetnictví. Schvalování probíhalo přes e-mail – bez struktury, bez limitů, bez historie. Faktura mohla snadno zaseknout někde ve schvalovacím řetězci, aniž by to kdokoli věděl. Duplikáty se odhalovaly až při účtování. Export do účetnictví znamenal hodiny ručního přepisu s rizikem chyby. Firma rostoucí v počtu zakázek i dodavatelů potřebovala systém, nikoli improvizaci.
Jak jsme to dodali
Vybudovali jsme modul, který řídí kompletní životní cyklus přijaté faktury – od příjmu po účetní export – bez jediného ručního přepisu.
Příjem a AI import: faktura vstupuje manuálně, nahráním PDF/skenu s AI extrakcí klíčových polí, nebo automaticky z e-mailu. Systém rozpozná číslo faktury, částku, splatnost a dodavatele, navrhne vazby na projekt, smlouvu a objednávku.
Kontroly: před schvalováním probíhá automatická detekce duplikátů, kontrola splatnosti, povinných příloh a limitů.
Víceúrovňové schvalování: 1. stupeň (odpovědná osoba nebo schvalovatel projektu) → volitelný 2. stupeň → definitivní schválení ekonomikou. Každý krok má časovou značku, komentář a auditní záznam. Zamítnutí vyžaduje povinný komentář s důvodem. Vrácení umožní doplnění a nové zařazení do schvalování.
Platební proces: po definitivním schválení faktura vstoupí do modulu Platby, kde se generuje SEPA příkaz. Stav faktury se aktualizuje na Zadáno v bance a systém sleduje uhrazenou částku, zůstatek a typ vyrovnání (plná / částečná úhrada). Úhradu lze kdykoli pozastavit nebo uvolnit.
Export: přímo do OMEGA nebo ISDOC formátu. Žádný ruční přepis, žádné chyby při popisu.
Přínos pro klienta
Čas zpracování jedné faktury klesl z 15 na 3 minuty
AI import odstranil ruční přepis, schvalování probíhá v portálu bez e-mailového kolotoče.
Nulové duplicitní platby
automatická kontrola před schvalováním odhalí fakturu, která v systému již jednou byla.
Kontrolovaný odliv hotovosti
každá faktura nad definovaným limitem musí projít definitivním schválením ekonomikou před vstupem do platebního procesu.
Přímé SEPA propojení
z definitivně schválené faktury vznikne platební příkaz bez dalšího zadávání v bance.
Plný audit
kdo, kdy a proč schválil, zamítl nebo vrátil fakturu je zaznamenána v historii přístupné účetnictví i managementu.
Export jedním kliknutím do OMEGA a ISDOC
žádná další práce pro účetní na konci měsíce.
Workflow krok za krokem
Faktura se založí manuálně, přes AI import ze skenu/PDF nebo automatickým příjmem z e-mailu
AI extrahuje klíčová pole (číslo, částka, splatnost, dodavatel) a navrhne vazby na projekt, smlouvu a objednávku
Systém automaticky zkontroluje duplicity, splatnost, povinné přílohy a limity
Spustí se schvalovací workflow podle rolí: 1. stupeň (odpovědná osoba/schvalovatel projektu) → volitelný 2. stupeň → definitivní schválení ekonomikou
Po definitivním schválení faktura vstupuje do platebního procesu (payments / SEPA generování) a dostává stav Zadáno v bance
Systém sleduje uhrazenou částku, zůstatek a typ úhrady (plná / částečná) – včetně možnosti pozastavit nebo uvolnit úhradu
Export do OMEGA nebo ISDOC, archivace s auditní stopou (kdo, kdy, jaký stav, komentář)
Funkce modulu
- manuální, AI a e-mailový příjem faktur
- automatická detekce duplikátů
- vazba na projekt, smlouvu, objednávku a partnera
- víceúrovňové schvalování s limity rolí
- stavy: definitivně schváleno, zamítnuto (s komentářem), vráceno k přepracování
- integrace s platebním procesem a SEPA
- sledování uhrazení (plné / částečné / due)
- pozastavení a uvolnění úhrady
- export OMEGA, ISDOC, reporty podle filtrů
- auditní stopa — každá změna stavu zaznamenaná
Integrace a propojení
- AI extrakce (OCR/sken)
- OMEGA účetnictví
- ISDOC
- SEPA platební příkazy (přes modul Platby)
- projekty a zakázky
- smlouvy
- objednávky
- adresář partnerů
Stavy v procesu
- Vytvořeno
- Schváleno
- Schváleno 2. stupeň
- Definitivně schváleno
- Zadáno v bance
- Plně uhrazeno
- Částečná úhrada
- Zamítnuto (s povinným komentářem)
- Vráceno k opravě
- Úhrada pozastavena / uvolněna
Provoz a další rozvoj
Modul jsme navrhli s ohledem na budoucí rozvoj – modulární architektura dovoluje přidávat nová pole, reporty nebo integrace bez zásahu do stávajícího jádra. Přehledný kód, dokumentace a oddělené konfigurační soubory zajišťují, že systém zvládne rozvíjet i jiný tým – bez závislosti na jedné osobě, která ví, „jak to funguje“.
datatek, spol. s r. o. poskytuje pro tento typ řešení i dlouhodobou provozní podporu, monitoring a SLA – klient tak má jistotu, že systém funguje i po letech.
Potřebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvineme interní aplikaci podle vašich procesů – od analýzy po nasazení a dlouhodobou podporu.