Finance a účetnictví
Vyšlé faktury
Řízení pohledávek vůči odběratelům – od vystavení faktury s vazbou na projekt, smlouvu a objednávku, přes PDF generování v jazykových variantách a odeslání e-mailem, až po párování inkasa, sledování zůstatkových částek a upomínky při prodlení.
Kontext
Modul Vyšlé faktury je součástí interního firemního portálu, který jsme navrhli, vyvinuli a nasadili pro klienta z oblasti finance a účetnictví. Portál konsoliduje desítky firemních agend do jednoho prostředí s jednotným přihlášením, rolemi a auditovatelnou historií – a modul Vyšlé faktury je jeho klíčovou součástí.
Výzva
Fakturace byla v ruinách - PDF faktury vznikaly v různých nástrojích bez evidence, retainéry se vystavovaly manuálně každý měsíc podle tabulky, vazba na projekty a smlouvy neexistovala. Nikdo neuměl říct, kolik je aktuálně nezaplacených pohledávek a za které zakázky ještě nebyla faktura vystavena. Cash flow reporty se tvořily den před manažerským setkáním z více zdrojů - a vždy zastaraly dříve, než se odeslali.
Jak jsme to dodali
Pokryli jsme kompletní cyklus pohledávkového managementu – od vystavení po sledování inkasa.
Tvorba faktury: účetní nebo fakturant vytvoří fakturu s položkami, přiřadí projekt, smlouvu, objednávku a odběratele z adresáře. Retainerové faktury systém generuje automaticky podle harmonogramu – každý měsíc bez manuálního klikání.
PDF a odeslání: faktura se vygeneruje v PDF podle šablony klienta a ve správné jazykové variantě (SK, EN, DE a další). E-mail s fakturou odejde přímo z portálu, odeslaná verze se archivuje.
Sledování inkasa: úhrady se párují podle bankovních pohybů z modulu Platby. Systém průběžně sleduje uhrazenou částku, zůstatek a částečné platby. Při prodlení lze spustit upomínku nebo pokus o vyúčtování.
Reporty: přehled vystavených, uhrazených a po splatnosti — podklady pro cash flow management kdykoliv bez ručního sestavování.
Přínos pro klienta
Fakturace je kompletní a napojená na projektovou ekonomiku
žádná zakázka nezůstane neofakturovaná.
Retainerové faktury na autopilotu
měsíční opakování systém vystaví a odešle sám podle definovaného harmonogramu.
Inkaso v reálném čase
aktuální přehled co je zaplaceno, co částečně a co po splatnosti bez přehrabování v excelu.
Jazykové varianty PDF
odběratel v zahraničí obdrží fakturu v jeho jazyce, generovanou ze stejné šablony.
Upomínky a cash flow podklady
systém upozorní na prodlení a připraví reporty pro finanční plánování kdykoli.
Workflow krok za krokem
Účetní nebo fakturant vytvoří fakturu a zadá položky (ručně nebo tahem z projektu/objednávky/retaineru)
Faktura se naváže na projekt, smlouvu, objednávku a odběratele z adresáře
Vygeneruje se PDF faktura v šabloně a jazykové variantě klienta
Faktura se odešle e-mailem přímo z portálu (s archivací odeslané verze)
Úhrady se párují podle bankovních pohybů z modulu Platby — systém sleduje uhrazenou částku, zůstatek a částečné úhrady
Při prodlení je možné spustit upomínku nebo pokus o vyúčtování
Reporty dávají přehled o vystavených, uhrazených a po splatnosti — podklady pro cash flow management
Funkce modulu
- tvorba faktur s propojením z projektu, smlouvy nebo objednávky
- retainerové faktury (automatické generování podle harmonogramu)
- PDF v jazykových variantách (SK, EN, DE a další)
- odeslání e-mailem přímo z portálu
- párování úhrad a sledování inkasa (plné / částečné / po splatnosti)
- upomínky a pokus o vyúčtování
- přehled pohledávek a cash flow reporty
- auditní stopa a archivace odeslaných faktur
Integrace a propojení
- PDF generátor (více jazykových variant)
- SMTP e-mail
- modul Platby (párování inkasa)
- projekty a zakázky
- smlouvy a retainéry
- objednávky
- adresář partnerů
- Excel/reporting exporty
Provoz a další rozvoj
Modul jsme navrhli s ohledem na budoucí rozvoj – modulární architektura dovoluje přidávat nová pole, reporty nebo integrace bez zásahu do stávajícího jádra. Přehledný kód, dokumentace a oddělené konfigurační soubory zajišťují, že systém zvládne rozvíjet i jiný tým – bez závislosti na jedné osobě, která ví, „jak to funguje“.
datatek, spol. s r. o. poskytuje pro tento typ řešení i dlouhodobou provozní podporu, monitoring a SLA – klient tak má jistotu, že systém funguje i po letech.
Potřebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvineme interní aplikaci podle vašich procesů – od analýzy po nasazení a dlouhodobou podporu.