Obchod, projekty a smlouvy
Projekty
Centrální projektový rozcestník a jádro celého systému. Modul agreguje finance, dokumenty, smlouvy, objednávky, faktury, poštu, plán, kontrolní seznamy i přístupy týmu v jednom pracovním prostoru, aby projektový manažer a management řídili projekt podle reálných dat a ne podle opožděných reportů.
Kontext
Modul Projekty je součástí interního firemního portálu, který jsme navrhli, vyvinuli a nasadili pro klienta z oblasti obchod, projekty a smlouvy. Portál konsoliduje desítky firemních agend do jednoho prostředí s jednotným přihlášením, rolemi a auditovatelnou historií – a modul Projekty je jeho klíčovou součástí.
Výzva
Projektové řízení bylo rozděleno mezi excel, e-maily a lokální soubory. Projektový manažer musel manuálně sbírat podklady z faktur, objednávek, smluv a pošty, aby pochopil reálný stav zakázky. Stav projektu byl spíše subjektivní dojem než datově podložený výstup. Finanční rozdíly vůči účetnictví se odhalovaly pozdě, často až na konci měsíce.
Jak jsme to dodali
Modul Projekty jsme navrhli jako centrální operační centrum zakázky.
Projektový rozcestník: v detailu projektu jsou na jednom místě finance, dokumenty, smlouvy, objednávky, faktury, pošta, plán i kontrolní seznamy.
Řízení týmu a přístupů: projektový manažer nastaví role a oprávnění podle projektu; schvalování faktur a objednávek se řeší přes navázané moduly.
Finanční sledování: systém průběžně porovnává interní projektová data s účetním softwarem, drží historické snímky a zvýrazní rozdíly.
Stavový životní cyklus: projekt prochází stavy akvizice, realizace, ukončen, zrušen — se zdokumentovanou historií změn.
Reporting: management má okamžitý export do PDF/Excel bez ručního skládání podkladů.
Přínos pro klienta
Projektový manažer má jeden zdroj pravdy pro celý projekt
finance, dokumenty, smlouvy, objednávky i faktury v jednom detailu.
Porovnání s účetním softwarem a finanční snímky odhalí odchylky dříve, než vznikne rozpočtový problém.
Stav projektu je datově podložen (akvizice/realizace/ukončen/zrušen), nikoli subjektivní odhad.
Řízení přístupů snižuje provozní riziko a drží pořádek v odpovědnostech týmu.
Manažerské exporty do PDF/Excel vzniknou okamžitě bez ručního skládání podkladů.
Workflow krok za krokem
Založení projektu a nastavení týmu, rolí a přístupových práv
Práce v projektových záložkách (faktury, smlouvy, objednávky, plán, dokumentace, checklisty)
Průběžné finanční sledování cashflow a porovnání interních dat s účetním systémem
Řízení projektových událostí, poznámek, pošty a souvisejících reklamací
Změna stavu projektu podle životního cyklu (akvizice, realizace, ukončen, zrušen)
Generování projektových reportů a exportů (PDF/Excel) pro management
Funkce modulu
- centrální detail projektu s taby
- cashflow a finanční přehledy
- historické finanční snapshoty
- vazby na faktury, objednávky, smlouvy a poštu
- checklisty, plán a dokumentace
- řízení týmových přístupů a oprávnění
- poznámky a komentáře projektu
- stavové řízení akvizice/realizace/ukončen/zrušen
- reporty do PDF/Excel
Integrace a propojení
- došlé a vyšlé faktury
- objednávky
- smlouvy
- bločky
- pošta
- reklamace
- adresář partnerů
- účetní systém (porovnání finančních dat)
- externí tendr token/iframe
- PDF/Excel exporty
Stavy v procesu
- Akvizice
- Realizace
- Ukončen
- Zrušen
Provoz a další rozvoj
Modul jsme navrhli s ohledem na budoucí rozvoj – modulární architektura dovoluje přidávat nová pole, reporty nebo integrace bez zásahu do stávajícího jádra. Přehledný kód, dokumentace a oddělené konfigurační soubory zajišťují, že systém zvládne rozvíjet i jiný tým – bez závislosti na jedné osobě, která ví, „jak to funguje“.
datatek, spol. s r. o. poskytuje pro tento typ řešení i dlouhodobou provozní podporu, monitoring a SLA – klient tak má jistotu, že systém funguje i po letech.
Potřebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvineme interní aplikaci podle vašich procesů – od analýzy po nasazení a dlouhodobou podporu.