Obchod, projekty a smlouvy
Reklamace
Kompletní proces reklamací od založení přes důkazní přílohy až po uzavření s protokoly. Modul drží transparentní evidenci kroků, odpovědností, finančních položek a výstupů, aby se reklamace řešily konzistentně, v termínu as plnou auditní stopou pro management i zákazníka.
Kontext
Modul Reklamace je součástí interního firemního portálu, který jsme navrhli, vyvinuli a nasadili pro klienta z oblasti obchod, projekty a smlouvy. Portál konsoliduje desítky firemních agend do jednoho prostředí s jednotným přihlášením, rolemi a auditovatelnou historií – a modul Reklamace je jeho klíčovou součástí.
Výzva
Reklamační řízení se řešila e-mailem bez evidence, checklistu ani protokolu. Klient neměl přehled o otevřených případech, jejich finančním vlivu ani dodržení zákonných lhůt. Reklamační protokol se tvořil manuálně v dokumentu.
Jak jsme to dodali
Modul reklamací pokrývá celé reklamační řízení od založení po uzavření s protokoly.
Založení a odpovědnost: reklamace se založí s vazbou na projekt a partnera (klient nebo dodavatel) a přiřadí se odpovědná osoba za její vyřízení.
Důkazy a finance: k případu se doplňuje kontrolní seznam kroků, důkazní přílohy a finanční položky vypořádání — včetně vazby na došlé faktury.
Uzavření a výstupy: případ se uzavře jako vybavené nebo zamítnuté. Systém vygeneruje výzvu, protokol a souhrn v PDF a umožní Excel export pro měsíční report.
Audit: silná historie změn zaznamenává úpravy jednotlivých polí, komentáře i přílohy — uzavírání stavu je řízeno oprávněními, bez zbytečného vícestupňového řetězce jako u faktur.
Den v životě: realizátor založí havarijní reklamaci, zodpovědný doplní kontrolní seznam a finanční položky a po vyřešení se vytiskne protokol a odešle měsíční export.
Přínos pro klienta
Každé reklamační řízení má digitální stopu
podání, postup, protokol a výsledek. Termíny se sledují automaticky. Počet reklamací eskalovaných bez podkladů klesl na nulu.
Workflow krok za krokem
Založení reklamace s vazbou na projekt a partnera (klient nebo dodavatel)
Přiřazení odpovědné osoby za vybavení
Doplnění kontrolního seznamu a důkazních příloh
Zadání finančních položek pro vyrovnání (vazba na došlé faktury)
Uzavření jako vybavené nebo zamítnuté
Vytištění protokolu a měsíční report nebo export
Funkce modulu
- založení a evidence reklamací
- přiřazení odpovědné osoby
- kontrolní seznam a důkazní přílohy
- finanční položky vyrovnání
- uzavírání podle oprávnění (bez vícestupňového řetězce než faktury)
- silná historie změn a komentáře
- záznam změn jednotlivých polí při editaci
- Excel export a PDF protokoly
- sledování termínů a upozornění
Integrace a propojení
- projekty a zakázky
- adresář partnerů (klient/dodavatel)
- došlé faktury (finanční vyrovnání)
- Excel export
- PDF výzva, protokol a souhrn
Stavy v procesu
- Zpracovává se
- Vybaveno
- Zamítnuto
- Archivováno (se zachováním historie)
Provoz a další rozvoj
Modul jsme navrhli s ohledem na budoucí rozvoj – modulární architektura dovoluje přidávat nová pole, reporty nebo integrace bez zásahu do stávajícího jádra. Přehledný kód, dokumentace a oddělené konfigurační soubory zajišťují, že systém zvládne rozvíjet i jiný tým – bez závislosti na jedné osobě, která ví, „jak to funguje“.
datatek, spol. s r. o. poskytuje pro tento typ řešení i dlouhodobou provozní podporu, monitoring a SLA – klient tak má jistotu, že systém funguje i po letech.
Potřebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvineme interní aplikaci podle vašich procesů – od analýzy po nasazení a dlouhodobou podporu.