Majetek, logistika a provoz
Služební vozidla
Řízení služebních vozidel, knihy jízd a tankování s měsíční uzávěrkou a kontrolou nákladovosti. Modul propojuje provozní data o jízdách s HR a finančními výstupy, aby firma měla pod kontrolou limity, nadspotřebu a soukromé kilometry.
Kontext
Modul Služební vozidla je součástí interního firemního portálu, který jsme navrhli, vyvinuli a nasadili pro klienta z oblasti majetek, logistika a provoz. Portál konsoliduje desítky firemních agend do jednoho prostředí s jednotným přihlášením, rolemi a auditovatelnou historií – a modul Služební vozidla je jeho klíčovou součástí.
Výzva
Flotila byla evidována částečně v excelu a částečně v papírové knize jízd. Tankování se doplňovalo manuálně, měsíční uzávěrka se dělala ručně a limity PHM či nadspotřeba se zjistily až zpětně. Chyběla konzistentní vazba mezi jízdami, projekty, bločkami a řidiči.
Jak jsme to dodali
Flotilový modul pokrývá celý provozní cyklus vozidla: založení karty vozidla, evidenci jízd a tankování, delegace řidičů a měsíční uzamčení knihy jízd. Importy palivových dat od dodavatelů pohonných hmot a volitelné GPS vstupy snižují ruční zadávání. Po uzávěrce modul vyhodnotí limity PHM, nadspotřebu, soukromé kilometry a připraví reporty pro HR a finance.
Přínos pro klienta
Flotila je řízena v jednom systému od evidence vozidel po uzávěrku knihy jízd.
Import tankování a volitelné GPS vstupy výrazně snižují manuální zadávání jízd.
Měsíční uzamčení knihy jízd vytváří kontrolní bod pro HR i finanční vyhodnocení.
Kontrola PHM limitů, nadspotřeby a soukromých kilometrů zvyšuje nákladovou disciplínu.
Vazba na projekty, řidiče a PHM bločky dává managementu transparentní pohled na náklady na mobilitu.
Workflow krok za krokem
Založení vozidla s technickými parametry a provozními limity
Průběžná evidence jízd, tankování a případných delegací řidiče
Import palivových dat (např. Slovnaft/OMV) a doplnění jízdních záznamů
Kontrola PHM limitů, nadspotřeby, soukromých kilometrů a salda limitů
Měsíční uzamčení knihy jízd jako kontrolní bod
Generování reportů a výstupů pro HR a finanční vyhodnocení
Funkce modulu
- evidence vozidel a technických parametrů
- elektronická kniha jízd
- tankování a PHM kontrola
- limity a nadspotřeba
- saldo soukromých kilometrů
- měsíční uzávěrky knihy jízd
- delegace řidičů a vozidel
- manažerské reporty nákladovosti
- auditní historie jízd a uzamčení
Integrace a propojení
- zaměstnanci (řidiči)
- projekty (jízdy na projekt)
- bločky PHM
- delegace vozidel
- import tankovacích dat Slovnaft/OMV
- GPS dongle/import jízd
- reporting knihy jízd
Stavy v procesu
- Vozidlo aktivní
- Vozidlo zrušeno
- Měsíc uzamčen
Provoz a další rozvoj
Modul jsme navrhli s ohledem na budoucí rozvoj – modulární architektura dovoluje přidávat nová pole, reporty nebo integrace bez zásahu do stávajícího jádra. Přehledný kód, dokumentace a oddělené konfigurační soubory zajišťují, že systém zvládne rozvíjet i jiný tým – bez závislosti na jedné osobě, která ví, „jak to funguje“.
datatek, spol. s r. o. poskytuje pro tento typ řešení i dlouhodobou provozní podporu, monitoring a SLA – klient tak má jistotu, že systém funguje i po letech.
Funkce modulu v detailu
- Karta vozidla
- Značka, model, SPZ, VIN, palivo, výbava, nákupní cena, palivové karty, GPS, přiřazení řidiči v čase a vlastní pole. Přílohy (smlouvy, doklady) a komentáře u vozidla.
- Kniha jízd
- Za každý měsíc stav kilometrů a paliva na začátku a konci, jízdy s typem pracovní, soukromá nebo delegace, tankování s rozlišením, zda platí firma nebo řidič. Export do Excelu.
- Zámek měsíce
- Uzavřený měsíc se zamkne, aby se jízdy a stavy neměnily. Odemknout ho může jen uživatel s oprávněním.
- Limity soukromého čerpání
- Roční limit pro soukromé km na uživatele; systém ukazuje zůstatek a podklad pro odvody do mzdy.
- Termíny
- Platnost dálniční známky, STK, emisní kontroly, výměna pneumatik a další typy termínů s upozorněním předem.
- Delegace
- Vozidlo může v daném období řídit a knihu jízd doplňovat i jiný uživatel než hlavní řidič.
- Propojení na účtenky
- Tankování z modulu Účtenky se podle SPZ přiřadí k vozidlu i s litry, takže náklady jsou v knize jízd bez přepisování.
Časté otázky
Přiřazený řidič a uživatelé s delegací na dané období. Správce vozidel vidí všechna vozidla.
Jízda má typ pracovní nebo soukromá. Pro soukromé km se sleduje roční limit a systém připraví podklad pro odvody do mzdy.
Ano. Termíny jako STK, emisní kontrola nebo dálniční známka mají datum platnosti a odpovědná osoba dostane upozornění předem.
Potřebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvineme interní aplikaci podle vašich procesů – od analýzy po nasazení a dlouhodobou podporu.