Geschäft, Projekte und Verträge
Verzeichnis
Stammdatenschicht der gesamten Plattform – eine einzige Quelle der Wahrheit für Unternehmen, Kontakte, Adressen und Bankkonten von Partnern. Zentralisierte Aufzeichnungen mit Synchronisierung aus Registern (Finstat), Blacklist, Bewertung von Lieferanten und Erkennung von Duplikaten. Für jeden Partner können Sie ein vollständiges Portfolio verknüpfter Dokumente einsehen – Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Post.
Kontext
Das Modul Verzeichnis ist Teil des unternehmensinternen Portals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich Geschäft, Projekte und Verträge konzipiert, entwickelt und umgesetzt haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das Verzeichnismodul ist ein wichtiger Bestandteil davon.
Herausforderung
Das Unternehmen hatte Partner, die in CRM, ERP, der Buchhaltungstabelle und in den Köpfen der Händler verstreut waren. Derselbe Lieferant existierte unter drei verschiedenen Namen – jede Abteilung hat ihn anders vergeben. Veraltete Banknummern führten zu Zahlungsverzug. Eine Blacklist war eine informelle Liste in E-Mails, die von niemandem aktiv kontrolliert wurde. Der neue Käufer gab eine Bestellung bei einem riskanten Lieferanten auf, weil ihn niemand gewarnt hatte. Es gab keine nachträgliche Bewertung der Lieferanten – Auswahlentscheidungen wurden ohne Rückmeldung wiederholt.
So haben wir geliefert
Wir haben eine zentrale Stammdatenschicht entworfen, die als einzige Quelle der Wahrheit über Partner für das gesamte Portal dient.
Automatisches Ausfüllen der Daten: Bei der Eingabe der ID-Nummer lädt das System aktuelle Daten von Finstat herunter – Firmenname, Adresse, Aktionäre. Keine manuelle Umschreibung aus dem Handelsregister.
Kontakte und Bankkonten: Wir erfassen für jedes Unternehmen Ansprechpartner mit Rollen, Bankkonten und Lieferadressen. Alle Module – Rechnungsstellung, Zahlungen, Post – beziehen diese Daten automatisch.
Blacklist und Governance: Compliance kann einen Partner sofort mit dem Grund für die Aufzeichnung sperren. Jede Bestellung oder Rechnung, die mit einem auf der schwarzen Liste stehenden Partner verknüpft ist, löst eine automatische Benachrichtigung aus – vor dem Versand, nicht danach.
Bewertung der Lieferanten: Nach jeder Bestellung kann der Projektmanager oder Einkäufer den Lieferanten bewerten. Quantitative und qualitative Parameter – Entscheidungsgrundlage für die nächste Auswahl.
Partnerportfolio: Für jeden Partner steht eine vollständige Übersicht der verknüpften Dokumente zur Verfügung – Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Mail, Zeichnung. Kein Wechsel zwischen Modulen.
Nutzen für den Kunden
Eine Quelle der Wahrheit
jedes Modul bezieht Partnerdaten vom selben Ort, keine Duplikate oder Inkonsistenzen.
Durch die automatische Hinzufügung von Finstat entfällt das manuelle Umschreiben aus dem Unternehmensregister bei der Gründung eines neuen Partners.
Eine Blacklist mit sofortiger Benachrichtigung erwischt einen riskanten Partner bei einer Bestellung oder Rechnung
erst dann, wenn ein Schaden entsteht.
Die Bewertung der Lieferanten nach jeder Bestellung liefert eine objektive Grundlage für die weitere Auswahl statt einer Entscheidung aus dem Gedächtnis.
Ein vollständiges Portfolio verknüpfter Dokumente für jeden Partner
Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Post an einem Ort.
Workflow Schritt für Schritt
Der Händler oder das Backoffice gibt die ID-Nummer ein – das System übernimmt automatisch die Daten von Finstat (Name, Adresse, Sitz)
Hinzufügen von Kontakten (Name, Telefon, E-Mail, Rolle), Bankkonten und Adressen
Festlegen des Entitätstyps (PO / FO / Mitarbeiter) und Status (aktiv / inaktiv)
Synchronisierung und Überprüfung der Datenaktualität – das System warnt vor veralteten Datensätzen
Sperrliste: Eintrag mit Sperrgrund, sofortige Benachrichtigung bei Verwendung in einer Bestellung oder Rechnung
Bewertung der Lieferanten – qualitative und quantitative Parameter nach der Implementierung
Eine vollständige Übersicht der verknüpften Dokumente ist beim Partner verfügbar: Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Mail, Zeichnung
Modulfunktionen
- Zentrales Firmen-, Kontakt- und Adressregister
- Automatischer Zusatz von Finstat bei der Eingabe der ID-Nummer
- Verwaltung der Bankkonten der Partner
- Betrefftyp: PO / FO / Mitarbeiter
- Blacklist mit Begründung und sofortiger Warnung bei Verwendung
- Bewertung der Lieferanten (Qualität, Zuverlässigkeit, Preis)
- Duplikaterkennung
- ein vollständiges Portfolio verknüpfter Dokumente mit dem Partner
- Multi-Datenbank-Modus (mehrere Länder/Entitäten)
- Prüfprotokoll der Änderungen und Blacklist-Verlauf
Integrationen
- Finstat (automatische Ergänzung von Daten aus dem Handelsregister)
- Vertrag (Vertragspartei)
- Bestellungen (Lieferant / Kunde)
- Ein- und Ausgangsrechnungen
- Zahlungen (Bankkonten)
- Post (Korrespondenz mit Partner)
- Multidatenbankmodus (z. B. SK / CZ je nach Konfiguration)
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.
Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.
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