Immobilien, Logistik und Betrieb
Immobilienverwaltung
Ein umfangreiches Modul für den gesamten Lebenszyklus von Vermögenswerten: Aufzeichnungen, Speicherung, Zuordnung, Anfragen, Inventare, Liquidationen und Protokolle. Einsatzanfragen werden durch Aufgaben genehmigt, aus einer Anfrage kann ein Auftrag erstellt werden und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wird vom System ein Übergabeprotokoll erstellt.
Kontext
Das Modul Property Management ist Teil des unternehmensinternen Portals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich Immobilien, Logistik und Betrieb konzipiert, entwickelt und umgesetzt haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das Asset Management-Modul ist ein wichtiger Bestandteil davon.
Herausforderung
Die Verwaltung des Unternehmensvermögens erfolgte in Tabellenkalkulationen – die Aufzeichnungen waren unvollständig, Übergabeprotokolle wurden handschriftlich auf Papier erstellt und die Bestandsaufnahme erforderte einen Tag manueller Arbeit. Beim Ausscheiden von Mitarbeitern gerieten oft einige Geräte in Vergessenheit.
So haben wir geliefert
Wir haben ein umfangreiches Modul konzipiert, das den gesamten Asset-Lebenszyklus abdeckt.
Aufzeichnungen und Lager: Jeder Artikel verfügt über eine Karte (Typ, Seriennummer, Wert, Standort) und die Lagerverwaltung wird durchgeführt.
Anfragen und Genehmigung: Der Mitarbeiter beantragt die Zuteilung von Eigentum, der Antrag wird durch Aufgaben gemäß Abteilungen und Administratoren genehmigt. Eine Bestellung kann direkt aus einer Anfrage erstellt werden.
Zuteilung und Protokolle: Nach der Genehmigung wird das Objekt dem Lager zugewiesen und ein Übergabeprotokoll im PDF-Format ausgestellt.
Inventuren und Liquidation: Periodische Inventuren erfolgen mit Liste und digitaler Bestätigung, Entsorgung über das Liquidationsformular. Statistiken nach Kategorie, Wert und Mitarbeiter sind jederzeit verfügbar.
Ein Tag im Leben: Ein Mitarbeiter fordert einen Laptop an, ein Genehmiger bestätigt eine Aufgabe, der Einkauf erstellt eine Bestellung, ein Vermögensverwalter weist ein Gerät zu und bei der Abreise wird ein Übergabeprotokoll erstellt.
Nutzen für den Kunden
Die einen Tag dauernde Inventur erfolgte in 2 Stunden mit einem Mobiltelefon und einem Portal. Übergabeprotokolle werden automatisch erstellt. Wenn der Mitarbeiter geht, zeigt das System an, was er zurückgeben muss.
Workflow Schritt für Schritt
Registrieren von Vermögenswerten mit einer Karte (Typ, Seriennummer, Wert, Standort)
Der Antrag des Arbeitnehmers auf Zuweisung von Eigentum
Genehmigen von Anfragen durch Aufgaben von Abteilungen und Administratoren
Bestandszuordnung eines genehmigten Vermögenswerts (oder eine Bestellung aus einer Anfrage erstellen)
Periodische Inventur mit Liste und digitaler Bestätigung
Liquidationsformular zur Verfügung und Erstellung von Protokollen oder Export
Modulfunktionen
- Vermögensregistrierung mit Karten
- Lagerverwaltung
- Zuweisungsanfragen mit Genehmigung über Aufgaben
- Lagerzuteilung und -übertragungen
- Übergabeprotokolle im PDF
- periodische Inventuren mit digitaler Bestätigung
- Liquidationsformulare
- Verlauf von Anfragen, Änderungen, Protokollen und Aufgaben
- Anhänge zu Bewerbungen
- Statistiken nach Kategorie, Wert und Mitarbeiter
Integrationen
- Mitarbeiter und Organisationseinheiten
- Aufgaben (Genehmigung von Anfragen und Inventuren)
- Bestellungen (Erstellen einer Bestellung aus einer Anfrage)
- Projekte
- Verzeichnis der Partner
- Excel-Asset-Export
- PDF-Karten und Protokolle
Prozessstatus
- Asset aktiv
- Eigentum verworfen
- Der Antrag muss noch genehmigt werden
- Antrag genehmigt
- Anfrage abgelehnt
- Die Inventur ist im Gange
- Lagerbestand geschlossen
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.
Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.
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