Finanzen und Rechnungswesen
Blöcke
Prozessabwicklung von Kleinkosten mit Schwerpunkt auf Förderfähigkeitskontrolle, Projektzuweisung und prüfbarer Zahlung. Das Modul digitalisiert den Weg vom Hochladen der Notiz bis zum Abschluss durch die Buchhaltung, sodass Kosten nicht in E-Mails und Papieren verloren gehen.
Kontext
Das Modul Bločky ist Teil eines internen Unternehmensportals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich Finanz- und Rechnungswesen entworfen, entwickelt und bereitgestellt haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das Blocks-Modul ist ein wichtiger Bestandteil davon.
Herausforderung
Die Agenda für kleine Ausgaben funktionierte außerhalb des Systems – Notizen wurden per E-Mail, auf Papier oder per Chat gesendet. Die Buchhaltung ermittelte manuell, zu welchem Projekt und welcher Person die Ausgaben gehörten, die Genehmigung erfolgte oft nachträglich und es gab keinen klaren Grund für die Ablehnung. Mit den PHM-Blöcken konnte keine gleichmäßige Verbindung zum Fahrzeug hergestellt werden. Das Ergebnis: langsame Abschlüsse, unklare Verantwortlichkeiten und ein schwacher Prüfpfad.
So haben wir geliefert
Wir haben das Modul als vollständig prozessualen Ablauf kleiner Ausgaben eingerichtet. Der Mitarbeiter lädt den Block hoch, füllt die Pflichtfelder (Projekt, Person, Ausgabenart) aus und das System versetzt ihn automatisch in den Status „Warten auf Genehmigung“. Der Genehmiger entscheidet über die Genehmigung/Ablehnung, im Falle einer Ablehnung mit einem Kommentar. Die Buchhaltung schließt den Posten dann als bezahlt ab. Für PHM-Kosten steht eine Fahrzeugbefestigung zur Verfügung. Alle Schritte werden im Workflow-Verlauf aufgezeichnet, inklusive Anhängen und Notizen.
Nutzen für den Kunden
Die Agenda für kleine Ausgaben wird prozessual verwaltet
vom Hochladen des Dokuments bis zur Zahlung ohne Chaos in E-Mails.
Jeder Block ist mit einem Projekt und einer verantwortlichen Person verknüpft, sodass die Projektökonomie korrekt ist.
Genehmigungen verfügen über eine transparente Historie, einschließlich Ablehnungskommentaren und Dokumentanhängen.
Die Buchhaltung schließt die Ausgabe als bezahlt in einem Durchgang ab, ohne dass die Belege manuell nachverfolgt werden müssen.
PHM-Blöcke können an Fahrzeuge gebunden werden und so die Ladung mit dem tatsächlichen Betrieb der Flotte verbinden.
Workflow Schritt für Schritt
Der Mitarbeiter lädt einen Notizblock (Foto/Scan) hoch und füllt ein Formular mit Projekt, Ausgabenart und verantwortlicher Person aus
Das Dokument erhält den Status Warten auf Genehmigung und das System erstellt eine Genehmigungsaufgabe
Der Genehmiger genehmigt das Dokument oder lehnt es ab (bei Ablehnung mit Kommentar)
Nach der Prüfung markiert der Buchhalter oder Kassierer das genehmigte Dokument als bezahlt
Das Dokument fließt in interne Berichte und Statistiken nach Projekt, Person und Ladungsart ein
Modulfunktionen
- Hochladen von Blöcken und Anhängen
- zwingende Bindung zum Projekt und zur Person
- Genehmigung/Ablehnung des Workflows
- Kommentare zu Statusänderungen
- Bezeichnung der Zahlung durch Buchhaltung
- Berichterstattung nach Projekt, Person und Art der Ausgaben
- Audit-Historie einschließlich Legacy-Status
Integrationen
- Projekte und Verträge (Pflichtlink)
- Mitarbeiter und Verantwortliche
- Fahrzeuge (PHM-Blöcke)
- interne Berichte und Statistiken
Prozessstatus
- Erstellt
- Warten auf Genehmigung
- Genehmigt
- Abgelehnt
- Bezahlt
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.
Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.
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