Verträge

Das Modul Verträge ist ein Teil des unternehmensinternen Portals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich Geschäft, Projekte und Verträge konzipiert, entwickelt und umgesetzt haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das Vertragsmodul ist ein wichtiger Bestandteil davon.

Die Verträge befanden sich auf dem Netzlaufwerk in Ordnern, die nach demjenigen benannt waren, der sie gespeichert hatte. Bei jedem Nachtrag handelte es sich um ein neues PDF ohne eindeutigen Bezug zum Hauptvertrag. Zahlungspläne gab es in Excel, die von einer Person gepflegt wurden – als sie ging, war der Zeitplan veraltet. Das Auslaufen des Rahmenvertrages kam unerwartet, als der Lieferant weitere Leistungen verweigerte. Die Überschreitung des Gesamtauftragsvolumens wurde erst am Ende des Projekts festgestellt.

Wir haben ein Registrierungs- und Kontrollmodul konzipiert, das den gesamten Vertragsbestand – vom Rahmenvertrag bis zur letzten Änderung – in Ordnung hält.

Erstellung und Nummerierung: Jeder Vertrag erhält entsprechend der Nummernserie eine automatisch generierte Nummer. Es werden Partner, Projekt und Konditionen zugewiesen – inklusive des Gesamtfinanzrahmens.

Ergänzungen und Versionierung: Jede Änderung wird als historischer Datensatz erfasst, der mit dem Basisvertrag verknüpft ist. Kein frei schwebendes PDF ohne Kontext.

Zahlungspläne: Der Zeitplan ist direkt mit der Rechnungsstellung verknüpft – zahlbare Posten gelangen automatisch in den Rechnungsprozess. Es geht keine Abrechnung verloren.

Nutzungsüberwachung: Jede gebundene Bestellung und Rechnung reduziert das verfügbare Vertragsvolumen. Die Steuerung erkennt in Echtzeit, ob sie kurz vor dem Überlaufen steht – und zwar erst am Ende des Projektes.

Gültigkeit und Benachrichtigungen: Das System benachrichtigt Sie, bevor der Vertrag ausläuft – mit genügend Zeit für eine Verlängerung oder Neubeschaffung.

Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.

Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.