IT, Support und Verwaltung
Unterlagen
Zentrale Speicherung interner Dokumente – Ordner und Dateien in einer Umgebung mit einem gemeinsamen Dateimanager. Mit dem Modul können Sie Ordner, Unterordner und Dateien erstellen, Versionen verwalten, Berechtigungen zum Hinzufügen und Löschen verwalten sowie Autoren- und Zeitmetadaten speichern.
Kontext
Das Modul Dokumente ist Teil des unternehmensinternen Portals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich IT, Support und Administration konzipiert, entwickelt und eingesetzt haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das Modul „Dokumente“ ist ein wichtiger Bestandteil davon.
Herausforderung
Interne Dokumente befanden sich auf einem unstrukturierten Netzlaufwerk, es gab keine Versionierung und Zugriffsrechte wurden auf Dateisystemebene festgelegt – unverständlich und nicht überprüfbar. Die Suche nach dem Dokument dauerte Minuten.
So haben wir geliefert
Wir haben ein zentrales Repository für interne Dokumente auf der Grundlage eines gemeinsamen Dateimanagers aufgebaut – dem gleichen, der auch im Projektteil des Portals verwendet wird.
Struktur: Der Benutzer öffnet einen Ordner, erstellt Ordner, Unterordner und lädt Dateien hoch. Alles an einem Ort statt verstreuter Netzwerklaufwerke.
Versionen und Metadaten: Jedes Dokument verfügt über einen Versionsverlauf, Eigenschaften und Metadaten zum Autor und zur Upload-Zeit.
Berechtigungen: Der Zugriff wird durch Rollen und Teams gesteuert – nur autorisierte Personen können etwas hinzufügen und löschen. Das Modul hat keine formelle Genehmigung, die Datei ist einfach aktiv oder inaktiv.
Ein Tag im Leben: Der Administrator lädt die neue Anweisung in den richtigen Ordner hoch, das Team lädt sie herunter und die alte Version wird entsprechend den Berechtigungen gelöscht.
Nutzen für den Kunden
Dokumente sind an einem Ort, durchsuchbar und nach Rolle zugänglich. Die Versionierung verhinderte die Arbeit an einem veralteten Dokument. Zugriffsrechte sind transparent und überprüfbar
eine Anforderung sowohl von ISO 27001 als auch der DSGVO.
Workflow Schritt für Schritt
Öffnen eines Ordners in der Speicherstruktur
Laden Sie eine Datei hoch oder erstellen Sie einen Ordner oder Unterordner
Verwalten Sie Dateien und Versionen nach Berechtigungen
Laden Sie das Dokument herunter
Modulfunktionen
- Ordner, Unterordner und Dateien
- Hochladen und Herunterladen von Dateien
- Dateiversionsverlauf
- Dokumenteigenschaften und Metadaten
- Berechtigungen hinzufügen und löschen
- Rollenbasierter Ansatz
- Verbindung zu Projekten und Teams
Integrationen
- Gemeinsamer Dateimanager (gemeinsam mit dem Projektteil geteilt)
- Projekte und Teams
- Autor- und Zeitmetadaten
Prozessstatus
- Kein formeller Workflow – aktive oder inaktive Datei/Ordner
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.
Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.
Benötigen Sie ein ähnliches Modul?
Wir entwerfen und entwickeln eine interne Anwendung entsprechend Ihren Prozessen – von der Analyse über die Bereitstellung bis hin zum langfristigen Support.