Finanzen und Rechnungswesen
Rechnungen erhalten
Der komplette Lebenszyklus einer empfangenen Rechnung – von der manuellen Eingabe oder dem KI-Import aus einem Scan über die mehrstufige Genehmigung mit definierten Limits, den Zahlungsprozess (SEPA), den Zahlungsabgleich bis hin zum Export nach OMEGA, ISDOC oder anderen Buchhaltungssystemen. Das Modul verwaltet Verpflichtungen gegenüber Lieferanten mit einem vollständigen Prüfpfad.
Kontext
Das Modul Rechnungseingang ist Teil des unternehmensinternen Portals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich Finanz- und Rechnungswesen konzipiert, entwickelt und eingesetzt haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das Modul „Eingangsrechnungen“ ist ein wichtiger Bestandteil davon.
Herausforderung
Der Kunde verarbeitete erhaltene Rechnungen per E-Mail, Papiere und manuelle Übertragung in die Buchhaltung. Genehmigungen erfolgten per E-Mail – keine Struktur, keine Grenzen, keine Historie. Die Rechnung hätte leicht irgendwo in der Genehmigungskette stecken bleiben können, ohne dass es jemand wusste. Duplikate wurden erst bei der Abrechnung aufgedeckt. Der Export in die Buchhaltung bedeutete stundenlange manuelle Transkription mit dem Risiko von Fehlern. Ein Unternehmen, dessen Zahl an Bestellungen und Lieferanten wächst, brauchte ein System, keine Improvisation.
So haben wir geliefert
Wir haben ein Modul entwickelt, das den gesamten Lebenszyklus einer empfangenen Rechnung verwaltet – vom Eingang bis zum buchhalterischen Export – ohne eine einzige manuelle Umschreibung.
Quittung und KI-Import: Die Rechnung wird manuell erfasst, durch Hochladen eines PDFs/Scans mit KI-Extraktion von Schlüsselfeldern oder automatisch per E-Mail. Das System erkennt Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und Lieferant und schlägt Links zum Projekt, Vertrag und Auftrag vor.
Prüfungen: Vor der Freigabe erfolgt eine automatische Erkennung von Duplikaten, Prüfung auf Fälligkeit, Pflichtbeilagen und Limits.
Mehrstufige Genehmigung: 1. Stufe (Verantwortlicher oder Projektgenehmiger) → optional 2. Stufe → definitive Genehmigung durch die Wirtschaft. Jeder Schritt verfügt über einen Zeitstempel, einen Kommentar und einen Audit-Trail. Für die Ablehnung ist eine zwingende Stellungnahme mit Begründung erforderlich. Die Rückgabe ermöglicht eine Ergänzung und Neuaufnahme in die Zulassung.
Zahlungsvorgang: Nach der endgültigen Genehmigung gelangt die Rechnung in das Zahlungsmodul, wo eine SEPA-Bestellung generiert wird. Der Status der Rechnung wird in der Bank auf „Eingegeben“ aktualisiert und das System verfolgt den gezahlten Betrag, den Saldo und die Art der Abrechnung (Voll-/Teilzahlung). Die Zahlung kann jederzeit ausgesetzt oder freigegeben werden.
Exportieren: direkt in das OMEGA- oder ISDOC-Format. Keine manuelle Transkription, keine Beschreibungsfehler.
Nutzen für den Kunden
Die Bearbeitungszeit einer Rechnung verringerte sich von 15 auf 3 Minuten
durch den KI-Import entfällt die manuelle Transkription, die Genehmigung erfolgt im Portal ohne E-Mail-Karussell.
Keine doppelten Zahlungen
eine automatische Prüfung vor der Genehmigung erkennt eine Rechnung, die bereits im System vorhanden ist.
Kontrollierter Geldabfluss
jede Rechnung, die über dem festgelegten Limit liegt, muss vor Beginn des Zahlungsprozesses einer endgültigen Genehmigung durch die Wirtschaft unterzogen werden.
Direkte SEPA-Anbindung
aus der definitiv freigegebenen Rechnung wird ohne weitere Eingaben bei der Bank ein Zahlungsauftrag erstellt.
Vollständige Prüfung
wer, wann und warum die Rechnung genehmigt, abgelehnt oder zurückgegeben hat, wird in der Historie der zugänglichen Buchhaltung und Verwaltung erfasst.
Export mit einem Klick nach OMEGA und ISDOC
keine Arbeit mehr für Buchhalter am Monatsende.
Workflow Schritt für Schritt
Die Rechnung wird manuell erstellt, per KI-Import aus Scan/PDF oder automatisch per E-Mail empfangen
KI extrahiert Schlüsselfelder (Anzahl, Betrag, Laufzeit, Lieferant) und schlägt Verknüpfungen zu Projekt, Vertrag und Bestellung vor
Das System prüft automatisch auf Duplikate, Fälligkeit, obligatorische Anhänge und Limits
Der Genehmigungsworkflow wird rollenabhängig gestartet: 1. Stufe (Verantwortlicher/Projektgenehmiger) → optional 2. Stufe → finale Genehmigung durch die Wirtschaft
Nach der endgültigen Freigabe gelangt die Rechnung in den Zahlungsprozess (Zahlungen / SEPA-Generierung) und erhält den Status Eingegeben in der Bank
Das System verfolgt den gezahlten Betrag, den Restbetrag und die Art der Zahlung (vollständig/teilweise) – einschließlich der Möglichkeit, die Zahlung auszusetzen oder freizugeben
Export nach OMEGA oder ISDOC, Archivierung mit Audit Trail (wer, wann, welcher Status, Kommentar)
Modulfunktionen
- Manueller, KI- und E-Mail-Empfang von Rechnungen
- automatische Erkennung von Duplikaten
- Link zu Projekt, Vertrag, Auftrag und Partner
- Mehrstufige Genehmigung mit Rollenbeschränkungen
- Status: endgültig genehmigt, abgelehnt (mit Kommentar), zur Überarbeitung zurückgeschickt
- Integration mit dem Zahlungsprozess und SEPA
- Zahlungsverfolgung (vollständig / teilweise / fällig)
- Aussetzung und Zahlungsfreigabe
- Exportieren Sie OMEGA, ISDOC, Berichte nach Filtern
- Prüfpfad – jede Zustandsänderung wird aufgezeichnet
Integrationen
- KI-Extraktion (OCR/Scan)
- OMEGA-Buchhaltung
- ISDOC
- SEPA-Zahlungsaufträge (über das Zahlungsmodul)
- Projekte und Aufträge
- Verträge
- Bestellungen
- Verzeichnis der Partner
Prozessstatus
- Erstellt
- Genehmigt
- Anerkannter 2. Grad
- Auf jeden Fall genehmigt
- In der Bank eingetragen
- Vollständig bezahlt
- Teilzahlung
- Abgelehnt (mit obligatorischem Kommentar)
- Zur Reparatur zurückgeschickt
- Zahlung ausgesetzt/freigegeben
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.
Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.
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