Personalwesen und interne Prozesse
KPI
Strukturiertes Leistungsmanagementsystem – der Mitarbeiter schlägt KPI-Ziele vor, der Vorgesetzte genehmigt sie oder sendet sie zur Überarbeitung zurück, das System verlangt eine kontinuierliche Leistung in definierten Bedingungen und generiert am Ende Dokumente für die Personalabteilung, um Belohnungen auszuzahlen.
Kontext
Das KPI-Modul ist Teil des internen Unternehmensportals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich Personalwesen und interne Prozesse konzipiert, entwickelt und implementiert haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das KPI-Modul ist ein wichtiger Bestandteil davon.
Herausforderung
Der Kunde hatte Leistungsbeurteilungen formell in den Arbeitsverträgen verankert, in der Praxis gab es jedoch kein System, um sie zu unterstützen. Ziele wurden zu Beginn des Jahres per E-Mail festgelegt, niemand überprüfte den Fortschritt und am Ende des Jahres hatten Manager und Mitarbeiter unterschiedliche Erinnerungen an das, was tatsächlich vereinbart wurde. Belohnungen wurden subjektiv vergeben, in der Personalabteilung gab es keine strukturierten Dokumente und das Ergebnis der Bewertung hing davon ab, wen der Mitarbeiter als Vorgesetzten hatte – nicht von der tatsächlichen Leistung.
So haben wir geliefert
Wir haben ein vollständiges Leistungsmanagementsystem aufgebaut, bei dem der Mitarbeiter kein passives Bewertungsobjekt, sondern ein aktiver Teilnehmer am Prozess ist. Zu Beginn des Bewertungszeitraums schlägt der Mitarbeiter selbst seine KPI-Ziele vor – was er erreichen möchte, in welchem Horizont und nach welcher Metrik. Er sendet den Vorschlag an einen Vorgesetzten, der ihn mit einem Kommentar genehmigen, ablehnen oder zur Überarbeitung zurücksenden kann. Keine E-Mails, keine Archivsuche – alle Dialoge befinden sich im System mit einem überprüfbaren Verlauf.
Zu den festgelegten Terminen (vierteljährlich oder halbjährlich) benachrichtigt das System den Mitarbeiter automatisch, dass es Zeit ist, einen Vorschlag für die laufende Leistung einzugeben. Der Mitarbeiter bewertet seinen eigenen Fortschritt, der Vorgesetzte bestätigt oder passt ihn an. Das Ende des Jahres ist keine Überraschung – beide Parteien hatten das ganze Jahr über die gleichen Informationen.
Die abschließende Auswertung fasst die Leistung in allen ausgewählten Zeiträumen zusammen und das System generiert auf Basis der Ergebnisse einen übersichtlichen Bericht für die Personalabteilung mit einem Vergütungsvorschlag. Die Personalabteilung erhält strukturierte Dokumente, keine Sammlung von E-Mails und subjektiven Eindrücken.
Nutzen für den Kunden
Das System verwandelte Leistungsbeurteilungen von einem jährlichen stressigen Ereignis in einen kontinuierlichen, transparenten Dialog. Der Mitarbeiter weiß das ganze Jahr über, wo er steht
das erfährt er erst im Dezember. Statt eines subjektiven Eindrucks der letzten zwei Wochen stehen dem Manager objektive Daten zur Verfügung. Die Personalabteilung erhielt als Belohnung strukturierte Dokumente — ohne Dokumentensammlung nach Abteilungen, ohne subjektive Auseinandersetzungen darüber, wer was geleistet hat. Der Bericht aus dem System ist die Grundlage für die Lohnabrechnung und nicht nur eine Referenz im Vorstellungsgespräch. Zum ersten Mal konnte die Unternehmensleitung sehen, welche Ziele abteilungsübergreifend immer wieder als verfehlt galten — und so ein Gespräch über Zielrealismus und Teamkapazität eröffnen. Daten aus dem KPI-System wurden zu einem Input für strategische Entscheidungen.
Workflow Schritt für Schritt
Der Mitarbeiter schlägt KPI-Ziele für den Beginn des Jahres (oder Bewertungszeitraums) vor und sendet diese an den Vorgesetzten
Der Vorgesetzte genehmigt den Vorschlag, lehnt ihn ab oder sendet ihn mit Kommentar zur Überarbeitung zurück
Nach der Genehmigung fordert das System in jedem definierten Zeitraum (Quartal, Halbjahr) automatisch einen Leistungsvorschlag vom Mitarbeiter an.
Der Vorgesetzte beurteilt und bestätigt die laufende Leistung
Am Ende des Zeitraums erfolgt eine abschließende Bewertung der Erfüllung aller KPIs
Das System erstellt einen Bericht für die Personalabteilung mit einem Vorschlag für die Auszahlung von Prämien basierend auf den erzielten Ergebnissen
Modulfunktionen
- Vorschlag von KPI-Zielen an die Mitarbeiter zu Beginn des Zeitraums
- Genehmigungsworkflow (Genehmigen / Ablehnen / Zur Überarbeitung zurücksenden)
- fortlaufende Erfüllung zu definierten Bedingungen
- Leistungsbestätigung durch einen Vorgesetzten
- abschließende Bewertung für den gesamten Zeitraum
- Automatische Benachrichtigungen vor Ablauf der Fristen
- Bericht für die Personalabteilung mit Dokumenten für Vergütungen
- Historie der KPI-Ziele und -Bewertungen
Integrationen
- Mitarbeiter und Organisationsstruktur
- Prämien (Personalunterlagen zur Auszahlung)
- HR-Aufzeichnungen
- E-Mail-Benachrichtigungen (Termine)
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.
Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.
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