Bestellungen

Das Modul Bestellungen ist Teil des unternehmensinternen Portals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich Handel, Projekte und Verträge konzipiert, entwickelt und umgesetzt haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das Modul „Bestellungen“ ist ein wichtiger Bestandteil davon.

Bestellungen lagen als lose E-Mails, Word und Excel vor – jede Abteilung hatte ihr eigenes Format, die Nummerierung erfolgte ad hoc und Genehmigungen erfolgten in einem E-Mail-Thread, der nicht überprüft werden konnte. Wer in welchem Umfang zustimmte und ob der Lieferant auf der internen Risikoliste stand, wurde – wenn überhaupt – im Nachhinein ermittelt. Niemand hatte einen Echtzeitüberblick über den Prozentsatz der Auftragsauslastung im Vergleich zum tatsächlichen Rechnungsbetrag.

Wir haben ein Modul entwickelt, das den Kaufprozess vom ersten Klick bis zum letzten gezogenen Cent strukturiert.

Erstellen und prüfen: Der Projektmanager oder Einkäufer erstellt die Bestellung und weist den Partner, das Projekt und den übergeordneten Vertrag zu. Das System gleicht den Lieferanten sofort mit der Blacklist ab – ist der Partner gesperrt, kann die Bestellung nicht ohne Eskalation versendet werden.

Genehmigung durch Limits: Jeder Benutzer hat ein festgelegtes Genehmigungslimit. Eine Bestellung über dem Grenzwert wird automatisch an eine übergeordnete Rolle eskaliert. Jede Entscheidung wird in der Audithistorie mit Name, Zeitpunkt und Kommentar festgehalten.

Archivierung: Nach der Genehmigung lädt die Buchhaltung den signierten Scan hoch – die Bestellung wird mit der PDF-Version und den Anhängen archiviert.

Abzug: Jede zugehörige Eingangsrechnung mindert den Saldo der Bestellung. Das System zeigt kontinuierlich den Auslastungsgrad an – der Projektmanager sieht in Echtzeit, wie viel vom Auftrag abgerechnet wird und wie viel übrig bleibt.

Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.

Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.