Immobilien, Logistik und Betrieb
Post
Aufzeichnungen über ein- und ausgehende Post, einschließlich Anhänge, benachrichtigte Personen sowie Ablage- und Exportprozesse. Das Modul gewährleistet die Nachverfolgbarkeit der Korrespondenz, Verknüpfungen zu Projekten und Partnern sowie die Verfolgung des Sendungsstatus bis zur Auslieferung.
Kontext
Das Modul Mail ist Teil eines unternehmensinternen Portals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich Property, Logistics and Operations konzipiert, entwickelt und umgesetzt haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das Mail-Modul ist ein wichtiger Bestandteil davon.
Herausforderung
Die Postunterlagen wurden in einem Papierbuch geführt. Datenblätter für Kuriere wurden manuell ausgefüllt, es gab keinen Datenimport aus Liefersystemen und Berichte mussten manuell erstellt werden.
So haben wir geliefert
Das Postaktenmodul digitalisierte den gesamten Prozess der ein- und ausgehenden Korrespondenz.
Aufzeichnungen und Verknüpfungen: Die Sendung wird mit Anhängen erstellt und der Partner, das Projekt und die benachrichtigten Personen zugeordnet. Adressen und Kontakte werden aus dem Verzeichnis übernommen.
Verarbeitung und Status: Eine Sendung durchläuft im Verlauf die Status – erstellt, verarbeitet, ausgerüstet, Lieferschein, versandt, geliefert – einschließlich Kommentaren und Änderungen.
Übermittlung und Export: Das System erstellt ein Übermittlungsblatt und exportiert es für den Spediteur (XML oder CSV). Nach dem Import der Status und des Tracking-Links können Sie sehen, wo sich die Sendung befindet.
Ein Tag im Leben: Die Verwaltung registriert eingehende Post für das Projekt, bereitet die ersten Sendungen vor, exportiert das Eingangsblatt und sieht nach dem Import der Sendungsverfolgung den Status der Sendung.
Nutzen für den Kunden
Die Postunterlagen sind vollständig und klar. eInformationsblätter werden automatisch generiert. Berichte für das Management erfordern kein manuelles Lesen von Aufzeichnungen.
Workflow Schritt für Schritt
Anlegen einer eingehenden oder ausgehenden Sendung mit Anlagen
Zuordnung von Partner, Projekt und benannten Personen
Bearbeitung und Vervollständigung der Versanddetails
Erstellung eines Datenblattes und Export für den Spediteur
Importieren Sie den Sendungsstatus und den Tracking-Link
Modulfunktionen
- Aufzeichnungen über ein- und ausgehende Post
- Anhänge und benannte Personen
- Bauen im Wandel der Geschichte
- Datenblätter
- Export für Transportunternehmen und Import von Lagerbeständen
- Link zur Sendungsverfolgung
- Änderungsverlauf und Kommentare
- Berichte für das Management
Integrationen
- Partnerverzeichnis (Partner und Adresse)
- Projekte
- Benutzer
- Aufgaben (Link zum Bericht)
- Export für Spediteure (XML/CSV)
- Import von Sendungsstatus und Tracking-Link
Prozessstatus
- Erstellt
- Es wird bearbeitet
- Ausgestattet
- Bewerbungsbogen
- Gesendet
- Geliefert
- Kommentar
- Angepasst
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.
Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.
Benötigen Sie ein ähnliches Modul?
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