Personalwesen und interne Prozesse
Aufgaben
Internes Aufgabenmanagement zur Steuerung operativer Aufgaben mit klarer Verantwortung, Fristen und Berichterstattung. Das Modul gibt den Teams einen Überblick über den Arbeitsstand und die Managementdokumente zur Steuerung von Leistung und Prioritäten.
Kontext
Das Modul Aufgaben ist Teil des unternehmensinternen Portals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich Personalwesen und interne Prozesse konzipiert, entwickelt und eingesetzt haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das Aufgabenmodul ist ein wichtiger Bestandteil davon.
Herausforderung
Interne Aufgaben wurden per E-Mail oder informell per Chat erledigt. Es gab keinen Überblick darüber, wer was bis wann erledigen sollte und in welchem Zustand sich die Leistung befindet. Der Link zur Postagenda fehlte komplett.
So haben wir geliefert
Integrierter Aufgabenmanager mit Verknüpfung zur E-Mail-Agenda und zu Mitarbeitern. Aufgaben können aus eingehender Korrespondenz, manuell oder durch Eskalation anderer Module entstehen. Übersichten und Berichte ermöglichen es dem Management, die Leistung ohne endlose Besprechungen zu überwachen.
Nutzen für den Kunden
Es geht keine Aufgabe verloren. Die Füllung ist sichtbar und messbar. Durch die Anbindung an die Post konnte der Kreis vom eingehenden Schriftverkehr bis zur abgeschlossenen Aktion geschlossen werden.
Workflow Schritt für Schritt
Erstellen einer Aufgabe mit Beschreibung, Termin und Zuweisung einer verantwortlichen Person
Statusverwaltung (neu, in Lösung, abgeschlossen)
Link zur Mailingliste
Berichte zur Aufgabenleistung
Modulfunktionen
- Aufzeichnung von Aufgaben
- Benennung einer verantwortlichen Person
- Fristen und Prioritäten
- Statusverwaltung
- Erfüllungsberichte
- verbindlich an die Post
Integrationen
- Post (Korrespondenzaufzeichnungen)
- Mitarbeiter
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.
Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.
Funktionen des Moduls im Detail
- Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist
- Betreff, verantwortliche Person, Priorität, Frist, Projekt, Notizen und Anhänge. Eine Aufgabe kann an einen anderen Benutzer übergeben, erledigt oder wieder geöffnet werden.
- Ansichten und Filter
- Meine Aufgaben, mir zugewiesen, von mir zugewiesen, mein Team, alle. Filter nach Status, Benutzer, Projekt oder Tag; Liste oder Kalender.
- Aufgaben aus anderen Modulen
- Die Freigabe einer Rechnung, eines Antrags, Belegs oder Dienstreiseantrags kommt als Aufgabe mit Link direkt in den jeweiligen Eintrag. Eine Warteschlange für alles, was auf eine Entscheidung wartet.
- Bezug zu Post und Projekten
- Aus einer eingegangenen Sendung oder einem Projekt wird eine Aufgabe mit Rückverweis angelegt, sodass klar ist, warum sie entstanden ist.
- Benachrichtigungen
- Hinweis bei Zuweisung, nahender Frist und Statusänderung in der Anwendung und per E-Mail.
- Export
- Die Aufgabenliste nach Filtern wird für Erfüllungsberichte in eine Datei heruntergeladen.
Häufige Fragen
Ja. Freigabeaufgaben aus Rechnungen, Bestellungen, Anträgen und Zeiterfassung erscheinen in der Aufgabenliste zusammen mit gewöhnlichen Aufgaben.
Ja, durch Übertragung an einen anderen Benutzer. Der ursprüngliche Verantwortliche bleibt in der Historie.
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