Finanzen und Rechnungswesen
Kasse
Verwaltung von Bargeldbewegungen, Abrechnung und Druck von Kassen. Das Modul erfasst Einnahmen, Ausgaben und Abrechnungen, führt eine laufende Bilanz, verknüpft Bewegungen mit Belegen und erstellt einen Kassenbeleg und ein Kassenbuch für die Buchhaltung.
Kontext
Das Modul Cashier ist Teil des unternehmensinternen Portals, das wir für einen Kunden aus dem Bereich Finanz- und Rechnungswesen konzipiert, entwickelt und umgesetzt haben. Das Portal konsolidiert Dutzende von Unternehmensplänen in einer Umgebung mit einheitlichem Login, einheitlichen Rollen und überprüfbarem Verlauf – und das Kassenmodul ist ein wichtiger Bestandteil davon.
Herausforderung
Die Kasse lief in Papierform oder in Excel, die von einem Mitarbeiter gepflegt wurde. Es gab keine zentrale Übersicht, die Bewegungshistorie war unvollständig und das Drucken des Kassenbuchs für die Buchhaltung war eine monatliche manuelle Aufgabe.
So haben wir geliefert
Das digitale Treasury löste das Papierregister und Excel ab.
Bewegungen und Saldo: Alle Einnahmen, Ausgaben oder Vorauszahlungen werden mit einer Kategorie und Beschreibung erfasst, mit den zugehörigen Dokumenten verknüpft und das System führt kontinuierlich den verfügbaren Saldo.
Abrechnung: Die ausgegebene Anzahlung kann nachträglich aus den Blöcken abgerechnet werden – ohne manuelle Nachverfolgung, mit Bezug zur ursprünglichen Bewegung.
Drucken und Protokollieren: Sowohl der Kassenbon als auch das Kassenbuch werden im PDF-Format für die Abrechnung mit einem Klick generiert. Als Operationsart steht die Bank zur Verfügung.
Ein Tag im Leben: Der Kassierer gibt eine Einzahlung aus, macht später eine Rechnung über die Blöcke und druckt das Kassenbuch am Ende des Monats aus – ohne Umschreiben und Nachverfolgen.
Nutzen für den Kunden
Die Kasse ist transparent, digital und überprüfbar. Das Kassenbuch für die Buchhaltung wird automatisch erstellt
kein manueller Aufwand am Monatsende.
Workflow Schritt für Schritt
Erstellen einer Quittung, Ausgabe oder Abrechnung eines Vorschusses
Verknüpfen von Bewegungen mit zugehörigen Dokumenten (Rechnungen, Notizen)
Automatische Neuberechnung des aktuellen Kassenbestandes
Ausdruck der Quittung als PDF
Erstellung des Kassenbuches für die Abrechnung am Periodenende
Modulfunktionen
- Aufzeichnungen über Einnahmen, Ausgaben und Abrechnungen
- Verknüpfung von Bewegungen mit Dokumenten
- Verfügbarer Kontostandscheck
- Abrechnung von Vorschüssen aus Blöcken
- Ausdruck der Quittung als PDF
- Ausdruck des Kassenbuches als PDF
- Bewegungsverlauf und verknüpfte Aufzeichnungen
Integrationen
- Ein- und Ausgangsrechnungen
- Blöcke
- Mitarbeiter
- Abrechnungseinheiten
- PDF-Rechnung und Buch
- Bank als Art der Operation
Prozessstatus
- Ohne Statusprozess – Buchungsbewegungen und deren Abrechnung
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir haben das Modul mit Blick auf zukünftige Entwicklungen entworfen – die modulare Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder, Berichte oder Integrationen, ohne den bestehenden Kern zu beeinträchtigen. Sauberer Code, Dokumentation und separate Konfigurationsdateien stellen sicher, dass das System von einem anderen Team entwickelt werden kann – ohne auf eine Person angewiesen zu sein, die weiß, „wie es funktioniert“.
Für diese Art von Lösung bietet datatek, spol. s r. o. auch langfristige Betriebsunterstützung, Überwachung und SLA – so kann der Kunde sicher sein, dass das System auch nach Jahren noch funktioniert.
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