Obchod, projekty a zmluvy
Adresár
Master-data vrstva celej platformy — jeden zdroj pravdy pre firmy, kontakty, adresy a bankové účty partnerov. Centralizovaná evidencia so synchronizáciou z registrov (Finstat), blacklistom, hodnotením dodávateľov a detekciou duplikátov. Pri každom partnerovi vidíte kompletné portfólio naviazaných dokladov — zmluvy, faktúry, objednávky, poštu.
Kontext
Modul Adresár je súčasťou interného firemného portálu, ktorý sme navrhli, vyvinuli a nasadili pre klienta z oblasti obchod, projekty a zmluvy. Portál konsoliduje desiatky firemných agend do jedného prostredia s jednotným prihlásením, rolami a auditovateľnou históriou — a modul Adresár je jeho kľúčovou súčasťou.
Výzva
Firma mala partnerov roztrúsených v CRM, ERP, tabuľke účtovníctva a v hlavách obchodníkov. Ten istý dodávateľ existoval pod troma rôznymi názvami — každé oddelenie si ho zadalo inak. Neaktuálne bankové čísla spôsobili oneskorené platby. Blacklist bol neformálny zoznam v e-maili, ktorý nikto aktívne nekontroloval. Nový nákupca vystavil objednávku rizikovému dodávateľovi, lebo nikto ho neupozornil. Hodnotenie dodávateľov po zákazke neexistovalo — rozhodnutia o výbere sa opakovali bez spätnej väzby.
Ako sme to dodali
Navrhli sme centrálnu master-data vrstvu, ktorá slúži ako jediný zdroj pravdy o partneroch pre celý portál.
Automatické dopĺňanie dát: pri zadaní IČO systém stiahne aktuálne údaje z Finstat — obchodný názov, adresu, štatutárov. Žiadne ručné prepisovanie z obchodného registra.
Kontakty a bankové účty: k každej firme evidujeme kontaktné osoby s rolami, bankové účty a doručovacie adresy. Všetky moduly — fakturácia, platby, pošta — čerpajú tieto dáta automaticky.
Blacklist a governance: compliance môže partnera okamžite zablokovať s dôvodom záznamu. Každá objednávka alebo faktúra naviazaná na blacklistovaného partnera vyvolá automatické upozornenie — pred odoslaním, nie po.
Hodnotenie dodávateľov: po každej zákazke môže projektový manažér alebo nákupca ohodnotiť dodávateľa. Kvantitatívne aj kvalitatívne parametre — podklady pre rozhodnutie pri ďalšom výbere.
Portfólio partnera: pri každom partnerovi je dostupný kompletný prehľad naviazaných dokladov — zmluvy, faktúry, objednávky, pošta, čerpanie. Žiadne prepínanie medzi modulmi.
Prínos pre klienta
Jeden zdroj pravdy
každý modul čerpá dáta o partneroch z rovnakého miesta, žiadne duplicity ani nekonzistencie.
Automatické doplnenie z Finstat eliminuje ručné prepisovanie z obchodného registra pri zakladaní nového partnera.
Blacklist s okamžitým upozornením zachytí rizikového partnera pri objednávke alebo faktúre
nie až pri škode.
Hodnotenie dodávateľov po každej zákazke dáva objektívny podklad pre ďalší výber namiesto rozhodnutia z pamäti.
Kompletné portfólio naviazaných dokladov pri každom partnerovi
zmluvy, faktúry, objednávky, pošta na jednom mieste.
Workflow krok za krokom
Obchodník alebo back-office zadá IČO — systém automaticky doplní údaje z Finstat (názov, adresa, štatutár)
Doplnenie kontaktov (meno, telefón, e-mail, rola), bankových účtov a adries
Nastavenie typu subjektu (PO / FO / zamestnanec) a stavu (aktívny / neaktívny)
Synchronizácia a kontrola aktuálnosti dát — systém upozorní na zastarané záznamy
Blacklist: záznam s dôvodom blokovania, okamžité upozornenie pri použití v objednávke alebo faktúre
Hodnotenie dodávateľov — kvalitatívne a kvantitatívne parametre po realizácii
Pri partnerovi je dostupný kompletný prehľad naviazaných dokladov: zmluvy, faktúry, objednávky, pošta, čerpanie
Funkčnosti modulu
- centrálny register firiem, kontaktov a adries
- automatické doplnenie z Finstat pri zadaní IČO
- správa bankových účtov partnerov
- typ subjektu: PO / FO / zamestnanec
- blacklist s dôvodom a okamžitým upozornením pri použití
- hodnotenie dodávateľov (kvalita, spoľahlivosť, cena)
- detekcia duplikátov
- kompletné portfólio naviazaných dokladov pri partnerovi
- multi-databázový režim (viac krajín / entít)
- auditný log zmien a blacklist história
Integrácie a prepojenia
- Finstat (automatické doplnenie dát z obchodného registra)
- zmluvy (zmluvná strana)
- objednávky (dodávateľ / odberateľ)
- došlé a vyšlé faktúry
- platby (bankové účty)
- pošta (korešpondencia s partnerom)
- multi-databázový režim (napr. SK / CZ podľa konfigurácie)
Prevádzka a ďalší rozvoj
Modul sme navrhli s ohľadom na budúci rozvoj — modulárna architektúra dovoľuje pridávať nové polia, reporty alebo integrácie bez zásahu do existujúceho jadra. Prehľadný kód, dokumentácia a oddelené konfiguračné súbory zabezpečujú, že systém zvládne rozvíjať aj iný tím — bez závislosti od jednej osoby, ktorá vie, „ako to funguje".
datatek, spol. s r. o. poskytuje pre tento typ riešení aj dlhodobú prevádzkovú podporu, monitoring a SLA — klient tak má istotu, že systém funguje aj po rokoch.
Potrebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvinieme internú aplikáciu podľa vašich procesov — od analýzy po nasadenie a dlhodobú podporu.