Obchod, projekty a zmluvy
Zmluvy
Evidenčný a kontrolný modul pre celý životný cyklus zmluvy — od tvorby a číslovania, cez správu dodatkov a platobných harmonogramov, až po monitoring finančného čerpania cez naviazané objednávky a faktúry. Controller vidí, či sa blíži k prečerpaniu celkového limitu zmluvy.
Kontext
Modul Zmluvy je súčasťou interného firemného portálu, ktorý sme navrhli, vyvinuli a nasadili pre klienta z oblasti obchod, projekty a zmluvy. Portál konsoliduje desiatky firemných agend do jedného prostredia s jednotným prihlásením, rolami a auditovateľnou históriou — a modul Zmluvy je jeho kľúčovou súčasťou.
Výzva
Zmluvy žili na sieťovom disku v priečinkoch pomenovaných podľa toho, kto ich uložil. Každý dodatok bol nové PDF bez jasného prepojenia na základnú zmluvu. Harmonogramy platieb existovali v Exceli, ktorý udržiavala jedna osoba — keď odišla, harmonogram zostal zastaraný. Exspirácia rámcovej zmluvy sa objavila nečakane, keď dodávateľ odmietol ďalší servis. Prečerpanie celkového objemu zákazky sa zistilo až na konci projektu.
Ako sme to dodali
Navrhli sme evidenčný a kontrolný modul, ktorý drží poriadok v celom zmluvnom portfóliu — od rámcovej zmluvy po posledný dodatok.
Tvorba a číslovanie: každá zmluva dostane automaticky generované číslo podľa číselnej rady. Priradí sa partner, projekt a podmienky — vrátane celkového finančného limitu.
Dodatky a verzinovanie: každý dodatok je evidovaný ako historický záznam prepojený so základnou zmluvou. Žiadne voľne plávajúce PDF bez kontextu.
Platobné harmonogramy: harmonogram je priamo prepojený s fakturáciou — splatné položky vstupujú do procesu vyšlých faktúr automaticky. Žiadna fakturácia sa nevynechá.
Monitoring čerpania: každá naviazaná objednávka a faktúra znižuje dostupný objem zmluvy. Controller vidí v reálnom čase, či sa blíži k prečerpaniu — a nie až na konci projektu.
Platnosť a upozornenia: systém upozorní pred exspiráciou zmluvy — s dostatočným predstihom na predĺženie alebo nové obstaranie.
Prínos pre klienta
Koniec stratených zmlúv a zabudnutých exspirácií
upozornenie pred koncom platnosti dáva čas na predĺženie.
Každý dodatok je prepojený so základnou zmluvou
história zmien je prehľadná a auditovateľná.
Platobné harmonogramy sú priamo v systéme
žiadna fakturácia sa nevynechá kvôli zastaranej tabuľke.
Prečerpanie celkového limitu zmluvy je viditeľné priebežne, nie až na konci projektu.
Compliance a kontroling majú prístup k úplnej dokumentácii vrátane histórie príloh a poznámok.
Workflow krok za krokom
Back-office alebo právnik založí zmluvu, doplní partnera, projekt a podmienky
Automatické generovanie čísla zmluvy podľa číselnej rady
Nahratie podpísanej zmluvy a príloh; evidencia platnosti a podmienok
Správa dodatkov ako historická línia zmien (každý dodatok verzionovaný)
Definovanie platobných harmonogramov — väzba na fakturáciu
Naviazanie objednávok a faktúr na zmluvu — systém sleduje celkové čerpanie
Upozornenie pred exspiráciou platnosti; kontrola prečerpania celkového limitu
Funkčnosti modulu
- tvorba zmluvy s väzbou na partnera, projekt a tím
- automatické číslovanie zmlúv
- správa dodatkov s verzionovaním
- platobné harmonogramy prepojené s fakturáciou
- sledovanie platnosti a upozornenia pred exspiráciou
- monitoring čerpania a prečerpania celkového limitu
- naviazanie objednávok a faktúr pre úplnú ekonomiku zákazky
- archivácia podpísaných dokumentov a príloh
- auditná stopa a poznámky k zmluve
- Excel a evidenčné exporty
Integrácie a prepojenia
- adresár partnerov (zmluvná strana)
- projekty a zákazky
- objednávky (nadradenosť zmluvy)
- došlé faktúry (čerpanie záväzkovej strany)
- vyšlé faktúry (čerpanie pohľadávkovej strany)
- PDF generátor
Prevádzka a ďalší rozvoj
Modul sme navrhli s ohľadom na budúci rozvoj — modulárna architektúra dovoľuje pridávať nové polia, reporty alebo integrácie bez zásahu do existujúceho jadra. Prehľadný kód, dokumentácia a oddelené konfiguračné súbory zabezpečujú, že systém zvládne rozvíjať aj iný tím — bez závislosti od jednej osoby, ktorá vie, „ako to funguje".
datatek, spol. s r. o. poskytuje pre tento typ riešení aj dlhodobú prevádzkovú podporu, monitoring a SLA — klient tak má istotu, že systém funguje aj po rokoch.
Funkcie modulu v detaile
- Register zmlúv
- Zmluvy o dielo, kúpne, nájomné, mandátne, rámcové a iné s číslom, predmetom, partnerom z adresára, platnosťou od–do, sumami, menou a zodpovednou osobou.
- Prílohy a podpísaný sken
- K zmluve nahráte originál aj podpísaný sken. Prílohy sa sťahujú priamo z detailu.
- Dodatky
- Dodatok je samostatný záznam s vlastným číslom, platnosťou a sumou, naviazaný na hlavnú zmluvu. Suma zmluvy sa počíta vrátane dodatkov.
- Čerpanie zmluvy
- V bočnom paneli vidíte sumu zmluvy, čerpanie z prepojených faktúr a objednávok, percentuálny pás a zostatok. Prekročenie je zvýraznené.
- Prepojené doklady
- Záložky Faktúry a Objednávky zobrazia všetko, čo sa k zmluve viaže, s odkazom do príslušných modulov.
- Meny a DPH
- Pri zmluve v cudzej mene sa zobrazí orientačný prepočet kurzom ECB a pri sume s DPH výber sadzby.
Časté otázky
V zozname zmlúv filtrom podľa platnosti od–do. Každá zmluva má dátum podpisu, účinnosti a ukončenia.
Podľa oprávnení buď len zmluvy, kde ste zodpovednou osobou, alebo všetky (administrátor modulu).
Áno. Čerpanie sa počíta zo spárovaných došlých faktúr a objednávok a porovnáva sa so sumou zmluvy vrátane dodatkov.
Potrebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvinieme internú aplikáciu podľa vašich procesov — od analýzy po nasadenie a dlhodobú podporu.