IT, podpora a administrácia
Dokumenty
Centrálne úložisko interných dokumentov — priečinky a súbory v jednom prostredí so zdieľaným správcom súborov. Modul umožňuje vytvárať priečinky, podpriečinky a súbory, spravovať verzie, riadiť oprávnenia na pridávanie a mazanie a držať metadáta o autorovi a čase.
Kontext
Modul Dokumenty je súčasťou interného firemného portálu, ktorý sme navrhli, vyvinuli a nasadili pre klienta z oblasti it, podpora a administrácia. Portál konsoliduje desiatky firemných agend do jedného prostredia s jednotným prihlásením, rolami a auditovateľnou históriou — a modul Dokumenty je jeho kľúčovou súčasťou.
Výzva
Interné dokumenty žili na sieťovom disku bez štruktúry, verziovanie neexistovalo a prístupové práva sa nastavovali na úrovni súborového systému — nezrozumiteľne a neauditovateľne. Hľadanie dokumentu trvalo minúty.
Ako sme to dodali
Vybudovali sme centrálne úložisko interných dokumentov nad zdieľaným správcom súborov — rovnakým, aký používa projektová časť portálu.
Štruktúra: používateľ otvorí priečinok, vytvorí priečinky, podpriečinky a nahrá súbory. Všetko na jednom mieste namiesto rozhádzaných sieťových diskov.
Verzie a metadáta: ku každému dokumentu sa vedie história verzií, vlastnosti a metadáta o autorovi a čase nahratia.
Oprávnenia: prístup je riadený podľa rolí a tímov — pridávať a mazať môžu len oprávnené osoby. Modul nemá formálne schvaľovanie, súbor je jednoducho aktívny alebo neaktívny.
Deň v živote: administrátor nahrá novú smernicu do správneho priečinka, tím si ju stiahne a stará verzia sa podľa oprávnení odstráni.
Prínos pre klienta
Dokumenty sú na jednom mieste, vyhľadateľné a prístupné podľa role. Verziovanie zamedzilo práci na zastaranom dokumente. Prístupové práva sú transparentné a auditovateľné
čo je požiadavka ISO 27001 aj GDPR.
Workflow krok za krokom
Otvorenie priečinka v štruktúre úložiska
Nahratie súboru alebo vytvorenie priečinka či podpriečinka
Správa súborov a verzií podľa oprávnení
Stiahnutie dokumentu
Funkčnosti modulu
- priečinky, podpriečinky a súbory
- nahrávanie a sťahovanie súborov
- história verzií súborov
- vlastnosti dokumentov a metadáta
- oprávnenia na pridávanie a mazanie
- prístup podľa rolí
- väzba na projekty a tímy
Integrácie a prepojenia
- spoločný správca súborov (zdieľaný s projektovou časťou)
- projekty a tímy
- metadáta o autorovi a čase
Stavy v procese
- Bez formálneho workflow — aktívny alebo neaktívny súbor/priečinok
Prevádzka a ďalší rozvoj
Modul sme navrhli s ohľadom na budúci rozvoj — modulárna architektúra dovoľuje pridávať nové polia, reporty alebo integrácie bez zásahu do existujúceho jadra. Prehľadný kód, dokumentácia a oddelené konfiguračné súbory zabezpečujú, že systém zvládne rozvíjať aj iný tím — bez závislosti od jednej osoby, ktorá vie, „ako to funguje".
datatek, spol. s r. o. poskytuje pre tento typ riešení aj dlhodobú prevádzkovú podporu, monitoring a SLA — klient tak má istotu, že systém funguje aj po rokoch.
Funkcie modulu v detaile
- Priečinky a súbory
- Stromová štruktúra priečinkov a podpriečinkov, nahrávanie a sťahovanie súborov, vyhľadávanie v priečinku.
- Verzie
- K súboru nahráte novú verziu; staršie ostávajú dostupné na stiahnutie a porovnanie. Aktuálna verzia je označená.
- História
- Pri každom súbore záznam, kto a kedy ho nahral alebo nahradil novou verziou.
- Oprávnenia
- Čítanie, pridávanie a mazanie podľa role; bežní používatelia môžu mať len čítací prístup. Prístup podľa projektov a tímov.
- Metadáta
- Zobrazovaný názov, autor, čas, veľkosť a vlastnosti dokumentu pre rýchle dohľadanie.
- Dokumenty pri záznamoch
- Prílohy pri faktúrach, zmluvách, projektoch alebo vozidlách používajú ten istý správca súborov, takže dokument je vždy pri zázname, ku ktorému patrí.
Časté otázky
Pre interné dokumenty naviazané na procesy portálu áno. Kancelárske súbory, na ktorých sa spolupracuje v reálnom čase, zvyčajne ostávajú v Microsoft 365.
Áno. Každá verzia ostáva uložená a dá sa stiahnuť; história ukazuje, kto ju nahral.
Len používatelia s oprávnením na mazanie v module. Zmazanie sa zapíše do histórie.
Potrebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvinieme internú aplikáciu podľa vašich procesov — od analýzy po nasadenie a dlhodobú podporu.