Financie a účtovníctvo
Došlé faktúry
Kompletný životný cyklus prijatej faktúry — od manuálneho zadania alebo AI importu zo skenu, cez viacúrovňové schvaľovanie s definovanými limitmi, platobný proces (SEPA), párovanie úhrad, až po export do OMEGA, ISDOC alebo iných účtovných systémov. Modul riadi záväzky voči dodávateľom s plnou auditnou stopou.
Kontext
Modul Došlé faktúry je súčasťou interného firemného portálu, ktorý sme navrhli, vyvinuli a nasadili pre klienta z oblasti financie a účtovníctvo. Portál konsoliduje desiatky firemných agend do jedného prostredia s jednotným prihlásením, rolami a auditovateľnou históriou — a modul Došlé faktúry je jeho kľúčovou súčasťou.
Výzva
Klient spracovával prijaté faktúry v e-mailoch, papieroch a ručnom prepise do účtovníctva. Schvaľovanie prebiehalo cez e-mail — bez štruktúry, bez limitov, bez histórie. Faktúra mohla ľahko zaseknúť niekde v schvaľovacom reťazci bez toho, aby to ktokoľvek vedel. Duplikáty sa odhaľovali až pri účtovaní. Export do účtovníctva znamenal hodiny ručného prepisu s rizikom chyby. Firma rastúca v počte zákaziek aj dodávateľov potrebovala systém, nie improvizáciu.
Ako sme to dodali
Vybudovali sme modul, ktorý riadi kompletný životný cyklus prijatej faktúry — od príjmu po účtovný export — bez jediného ručného prepisu.
Príjem a AI import: faktúra vstupuje manuálne, nahratím PDF/skenu s AI extrakciou kľúčových polí, alebo automaticky z e-mailu. Systém rozpozná číslo faktúry, sumu, splatnosť a dodávateľa, navrhne väzby na projekt, zmluvu a objednávku.
Kontroly: pred schvaľovaním prebieha automatická detekcia duplikátov, kontrola splatnosti, povinných príloh a limitov.
Viacúrovňové schvaľovanie: 1. stupeň (zodpovedná osoba alebo schvaľovateľ projektu) → voliteľný 2. stupeň → definitívne schválenie ekonomikou. Každý krok má časovú značku, komentár a auditný záznam. Zamietnutie vyžaduje povinný komentár s dôvodom. Vrátenie umožní doplnenie a nové zaradenie do schvaľovania.
Platobný proces: po definitívnom schválení faktúra vstúpi do modulu Platby, kde sa generuje SEPA príkaz. Stav faktúry sa aktualizuje na Zadané v banke a systém sleduje uhradenú sumu, zostatok a typ vyrovnania (plná / čiastočná úhrada). Úhradu možno kedykoľvek pozastaviť alebo uvoľniť.
Export: priamo do OMEGA alebo ISDOC formátu. Žiadny ručný prepis, žiadne chyby pri opise.
Prínos pre klienta
Čas spracovania jednej faktúry klesol z 15 na 3 minúty
AI import odstránil ručný prepis, schvaľovanie prebieha v portáli bez e-mailového kolotoča.
Nulové duplicitné platby
automatická kontrola pred schvaľovaním odhalí faktúru, ktorá v systéme už raz bola.
Kontrolovaný odliv hotovosti
každá faktúra nad definovaným limitom musí prejsť definitívnym schválením ekonomikou pred vstupom do platobného procesu.
Priame SEPA prepojenie
z definitívne schválenej faktúry vznikne platobný príkaz bez ďalšieho zadávania v banke.
Plný audit
kto, kedy a prečo schválil, zamietol alebo vrátil faktúru je zaznamenaná v histórii prístupnej účtovníctvu aj manažmentu.
Export jedným kliknutím do OMEGA a ISDOC
žiadna ďalšia práca pre účtovníkov na konci mesiaca.
Workflow krok za krokom
Faktúra sa založí manuálne, cez AI import zo skenu/PDF alebo automatickým príjmom z e-mailu
AI extrahuje kľúčové polia (číslo, suma, splatnosť, dodávateľ) a navrhne väzby na projekt, zmluvu a objednávku
Systém automaticky skontroluje duplicity, splatnosť, povinné prílohy a limity
Spustí sa schvaľovací workflow podľa rolí: 1. stupeň (zodpovedná osoba/schvaľovateľ projektu) → voliteľný 2. stupeň → definitívne schválenie ekonomikou
Po definitívnom schválení faktúra vstupuje do platobného procesu (payments / SEPA generovanie) a dostáva stav Zadané v banke
Systém sleduje uhradenú sumu, zostatok a typ úhrady (plná / čiastočná) — vrátane možnosti pozastaviť alebo uvoľniť úhradu
Export do OMEGA alebo ISDOC, archivácia s auditnou stopou (kto, kedy, aký stav, komentár)
Funkčnosti modulu
- manuálny, AI a e-mailový príjem faktúr
- automatická detekcia duplikátov
- väzba na projekt, zmluvu, objednávku a partnera
- viacúrovňové schvaľovanie s limitmi rolí
- stavy: definitívne schválené, zamietnuté (s komentárom), vrátené na prepracovanie
- integrácia s platobným procesom a SEPA
- sledovanie uhradenia (plné / čiastočné / due)
- pozastavenie a uvoľnenie úhrady
- export OMEGA, ISDOC, reporty podľa filtrov
- auditná stopa — každá zmena stavu zaznamenaná
Integrácie a prepojenia
- AI extrakcia (OCR/sken)
- OMEGA účtovníctvo
- ISDOC
- SEPA platobné príkazy (cez modul Platby)
- projekty a zákazky
- zmluvy
- objednávky
- adresár partnerov
Stavy v procese
- Vytvorené
- Schválené
- Schválené 2. stupeň
- Definitívne schválené
- Zadané v banke
- Plne uhradené
- Čiastočná úhrada
- Zamietnuté (s povinným komentárom)
- Vrátené na opravu
- Úhrada pozastavená / uvoľnená
Prevádzka a ďalší rozvoj
Modul sme navrhli s ohľadom na budúci rozvoj — modulárna architektúra dovoľuje pridávať nové polia, reporty alebo integrácie bez zásahu do existujúceho jadra. Prehľadný kód, dokumentácia a oddelené konfiguračné súbory zabezpečujú, že systém zvládne rozvíjať aj iný tím — bez závislosti od jednej osoby, ktorá vie, „ako to funguje".
datatek, spol. s r. o. poskytuje pre tento typ riešení aj dlhodobú prevádzkovú podporu, monitoring a SLA — klient tak má istotu, že systém funguje aj po rokoch.
Funkcie modulu v detaile
- Zoznam a filtre
- Prehľad všetkých došlých faktúr s vyhľadávaním a filtrom podľa stavu, roka, projektu alebo dodávateľa. Z riadku sa jedným klikom otvorí detail faktúry.
- Zadanie faktúry s AI importom
- Faktúru zadáte ručne alebo nahráte PDF či sken. Systém z neho prečíta číslo, sumy, splatnosť a dodávateľa, ktorého doplní z adresára aj s bankovým účtom. Pri zadaní sa kontrolujú duplikáty a povinné prílohy.
- Dvojstupňové schvaľovanie
- Faktúru najprv schváli projektový manažér alebo zodpovedná osoba, potom ju definitívne schváli finančný manažér. Až potom je pripravená na úhradu. Zamietnutie vyžaduje komentár, faktúru možno aj vrátiť na opravu.
- Zádržné a zadržanie platby
- Pri faktúrach so zádržným systém eviduje krátkodobé aj dlhodobé zádržné. Účtovník môže platbu dočasne zadržať a neskôr uvoľniť, všetko so záznamom v histórii.
- Úhrada cez modul Platby
- Definitívne schválené faktúry s vyplneným IBAN dodávateľa sa zobrazia v exporte platobných príkazov. Vygenerovaný súbor nahráte do internetbankingu a faktúra sa označí ako zadaná v banke.
- Export do účtovníctva
- Faktúry exportujete do účtovného programu (napr. OMEGA) alebo ako ZIP s PDF a ISDOC pre každú faktúru. Export má najprv skúšobný beh, ktorý ukáže chyby, a až potom ostrý beh.
- Reporting a história
- Prehľady podľa roka, projektu a dodávateľa. V detaile každej faktúry je história s menom, časom a komentárom ku každému kroku schvaľovania.
Časté otázky
Najprv projektový manažér alebo zodpovedná osoba za projekt, potom finančný manažér (definitívne schválenie). Roly sa nastavujú podľa oprávnení, takže poradie možno prispôsobiť firme.
Áno. Z nahraného PDF alebo skenu systém vyťaží číslo faktúry, sumy, splatnosť a dodávateľa. Údaje potom len skontrolujete.
Definitívne schválené faktúry vyberiete v module Platby a vygenerujete súbor platobných príkazov (SEPA). Ten nahráte do internetbankingu, nič sa neprepisuje ručne.
Áno. Pri zadaní sa kontroluje číslo faktúry a dodávateľ, takže duplikát sa objaví ešte pred schvaľovaním, nie až pri účtovaní.
Potrebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvinieme internú aplikáciu podľa vašich procesov — od analýzy po nasadenie a dlhodobú podporu.