Financie a účtovníctvo
Vyšlé faktúry
Riadenie pohľadávok voči odberateľom — od vystavenia faktúry s väzbou na projekt, zmluvu a objednávku, cez PDF generovanie v jazykových variantoch a odoslanie e-mailom, až po párovanie inkasa, sledovanie zostatkových súm a upomienky pri omeškaní.
Kontext
Modul Vyšlé faktúry je súčasťou interného firemného portálu, ktorý sme navrhli, vyvinuli a nasadili pre klienta z oblasti financie a účtovníctvo. Portál konsoliduje desiatky firemných agend do jedného prostredia s jednotným prihlásením, rolami a auditovateľnou históriou — a modul Vyšlé faktúry je jeho kľúčovou súčasťou.
Výzva
Fakturácia bola v ruinách — PDF faktúry vznikali v rôznych nástrojoch bez evidencie, retainéry sa vystavovali manuálne každý mesiac podľa tabuľky, väzba na projekty a zmluvy neexistovala. Nikto nevedel povedať, koľko je aktuálne nezaplatených pohľadávok a za ktoré zákazky ešte nebola faktúra vystavená. Cash flow reporty sa tvorili deň pred manažérskym stretnutím z viacerých zdrojov — a vždy zastarali skôr, než sa odoslali.
Ako sme to dodali
Pokryli sme kompletný cyklus pohľadávkového manažmentu — od vystavenia po sledovanie inkasa.
Tvorba faktúry: účtovník alebo fakturant vytvorí faktúru s položkami, priradí projekt, zmluvu, objednávku a odberateľa z adresára. Retainérové faktúry systém generuje automaticky podľa harmonogramu — každý mesiac bez manuálneho klikania.
PDF a odoslanie: faktúra sa vygeneruje v PDF podľa šablóny klienta a v správnej jazykovej variante (SK, EN, DE a ďalšie). E-mail s faktúrou odíde priamo z portálu, odoslaná verzia sa archivuje.
Sledovanie inkasa: úhrady sa párujú podľa bankových pohybov z modulu Platby. Systém priebežne sleduje uhradenú sumu, zostatok a čiastočné platby. Pri omeškaní je možné spustiť upomienku alebo pokus o vyúčtovanie.
Reporty: prehľad vystavených, uhradených a po splatnosti — podklady pre cash flow manažment kedykoľvek bez ručného zostavovania.
Prínos pre klienta
Fakturácia je kompletná a napojená na projektovú ekonomiku
žiadna zákazka nezostane neofakturovaná.
Retainérové faktúry na autopilote
mesačné opakovania systém vystaví a odošle sám podľa definovaného harmonogramu.
Inkaso v reálnom čase
aktuálny prehľad čo je zaplatené, čo čiastočne a čo po splatnosti bez prehrabávania v exceli.
Jazykové varianty PDF
odberateľ v zahraničí dostane faktúru v jeho jazyku, generovanú zo rovnakej šablóny.
Upomienky a cash flow podklady
systém upozorní na omeškanie a pripraví reporty pre finančné plánovanie kedykoľvek.
Workflow krok za krokom
Účtovník alebo fakturant vytvorí faktúru a zadá položky (ručne alebo ťahom z projektu/objednávky/retainera)
Faktúra sa naviaže na projekt, zmluvu, objednávku a odberateľa z adresára
Vygeneruje sa PDF faktúra v šablóne a jazykovej variante klienta
Faktúra sa odošle e-mailom priamo z portálu (s archiváciou odoslanej verzie)
Úhrady sa párujú podľa bankových pohybov z modulu Platby — systém sleduje uhradenú sumu, zostatok a čiastočné úhrady
Pri omeškaní je možné spustiť upomienku alebo pokus o vyúčtovanie
Reporty dávajú prehľad o vystavených, uhradených a po splatnosti — podklady pre cash flow manažment
Funkčnosti modulu
- tvorba faktúr s prepojením z projektu, zmluvy alebo objednávky
- retainérové faktúry (automatické generovanie podľa harmonogramu)
- PDF v jazykových variantoch (SK, EN, DE a ďalšie)
- odoslanie e-mailom priamo z portálu
- párovanie úhrad a sledovanie inkasa (plné / čiastočné / po splatnosti)
- upomienky a pokus o vyúčtovanie
- prehľad pohľadávok a cash flow reporty
- auditná stopa a archivácia odoslaných faktúr
Integrácie a prepojenia
- PDF generátor (viac jazykových variantov)
- SMTP e-mail
- modul Platby (párovanie inkasa)
- projekty a zákazky
- zmluvy a retainéry
- objednávky
- adresár partnerov
- Excel/reporting exporty
Prevádzka a ďalší rozvoj
Modul sme navrhli s ohľadom na budúci rozvoj — modulárna architektúra dovoľuje pridávať nové polia, reporty alebo integrácie bez zásahu do existujúceho jadra. Prehľadný kód, dokumentácia a oddelené konfiguračné súbory zabezpečujú, že systém zvládne rozvíjať aj iný tím — bez závislosti od jednej osoby, ktorá vie, „ako to funguje".
datatek, spol. s r. o. poskytuje pre tento typ riešení aj dlhodobú prevádzkovú podporu, monitoring a SLA — klient tak má istotu, že systém funguje aj po rokoch.
Potrebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvinieme internú aplikáciu podľa vašich procesov — od analýzy po nasadenie a dlhodobú podporu.