Obchod, projekty a zmluvy
Objednávky
Kompletný životný cyklus nákupnej objednávky — od návrhu projektového manažéra, cez blacklist kontrolu dodávateľa a schválenie podľa používateľského limitu, až po nahratie podpísaného skenu a priebežné sledovanie čerpania cez priradené došlé faktúry.
Kontext
Modul Objednávky je súčasťou interného firemného portálu, ktorý sme navrhli, vyvinuli a nasadili pre klienta z oblasti obchod, projekty a zmluvy. Portál konsoliduje desiatky firemných agend do jedného prostredia s jednotným prihlásením, rolami a auditovateľnou históriou — a modul Objednávky je jeho kľúčovou súčasťou.
Výzva
Nákupné objednávky existovali ako voľné e-maily, wordy a excely — každé oddelenie malo vlastný formát, číslovanie bolo ad-hoc a schvaľovanie prebiehalo v e-mailovom vlákne, ktoré sa nedalo auditovať. Kto schválil, do akej hodnoty a či dodávateľ nebol na internom rizikozozname, sa zisťovalo retrospektívne — ak vôbec. Percento čerpania objednávky voči skutočne fakturovanej sume nemal nikto prehľad v reálnom čase.
Ako sme to dodali
Navrhli sme modul, ktorý štruktúruje nákupný proces od prvého kliknutia po posledný cent čerpania.
Tvorba a kontrola: projektový manažér alebo nákupca vytvorí objednávku, priradí partnera, projekt a nadradenú zmluvu. Systém okamžite skontroluje dodávateľa voči blacklistu — ak je partner blokovaný, objednávku nie je možné odoslať bez eskalácie.
Schvaľovanie podľa limitov: každý používateľ má nastavený schvaľovací limit. Objednávka nad hodnotou limitu automaticky eskaluje na nadradenú rolu. Každé rozhodnutie je zaznamenané v auditnej histórii s menom, časom a komentárom.
Archivácia: po schválení účtovníctvo nahrá podpísaný sken — objednávka je archivovaná s PDF verziou a prílohami.
Čerpanie: každá priradená došlá faktúra znižuje zostatok objednávky. Systém priebežne zobrazuje percento čerpania — projektový manažér vidí v reálnom čase, koľko z objednávky je fakturované a koľko zostáva.
Prínos pre klienta
Nákupný proces je transparentný a auditovateľný
kto schválil, kedy a do akej hodnoty, je zaznamenané s časovou značkou.
Počet schvaľovacích e-mailov klesol o 90 %
schvaľovanie prebieha priamo v portáli podľa definovaných limitov.
Blacklist kontrola zachytí rizikového dodávateľa pri zadaní objednávky, nie až pri fakturácii alebo platbe.
Percento čerpania objednávky je viditeľné v reálnom čase
projektový manažér sa nemusí pýtať účtovníctva na stav.
Archivácia PDF a skenov v jednom mieste
žiadne hľadanie podpísanej objednávky na sieťovom disku.
Workflow krok za krokom
Projektový manažér alebo nákupca vytvorí objednávku a priradí partnera, projekt a nadradenú zmluvu
Systém automaticky skontroluje dodávateľa voči blacklistu — zamietne alebo upozorní
Objednávka vstúpi do schvaľovania podľa nastaveného limitu používateľa
Schvaľovateľ objednávku schváli alebo zamietne (s povinným komentárom)
Po schválení účtovníctvo nahrá podpísaný sken — objednávka je archivovaná s PDF verziou
Došlé faktúry sa priradia k objednávke — systém priebežne prepočítava percento čerpania a zostatok
Reporting a Excel export objednávok podľa projektu, partnera alebo obdobia
Funkčnosti modulu
- tvorba objednávky s väzbou na projekt, zmluvu a partnera
- blacklist kontrola dodávateľa pri zadaní
- schvaľovací workflow s limitmi podľa roly
- stavy: Nová, Pozastavená, Schválená, Zamietnutá
- nahratie podpísaného skenu a archivácia PDF
- priebežné sledovanie čerpania cez priradené faktúry
- percento čerpania a zostatok objednávky
- auditný záznam schvaľovaní
- poznámky a prílohy
- číselné rady a Excel export
Integrácie a prepojenia
- adresár partnerov a blacklist
- projekty a zákazky
- zmluvy (nadradená zmluva)
- došlé faktúry (čerpanie objednávky)
- PDF generátor
- Excel export
Stavy v procese
- Nová
- Pozastavená
- Schválená
- Zamietnutá
Prevádzka a ďalší rozvoj
Modul sme navrhli s ohľadom na budúci rozvoj — modulárna architektúra dovoľuje pridávať nové polia, reporty alebo integrácie bez zásahu do existujúceho jadra. Prehľadný kód, dokumentácia a oddelené konfiguračné súbory zabezpečujú, že systém zvládne rozvíjať aj iný tím — bez závislosti od jednej osoby, ktorá vie, „ako to funguje".
datatek, spol. s r. o. poskytuje pre tento typ riešení aj dlhodobú prevádzkovú podporu, monitoring a SLA — klient tak má istotu, že systém funguje aj po rokoch.
Potrebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvinieme internú aplikáciu podľa vašich procesov — od analýzy po nasadenie a dlhodobú podporu.