Obchod, projekty a zmluvy
Reklamácie
Kompletný proces reklamácií od založenia cez dôkazové prílohy až po uzavretie s protokolmi. Modul drží transparentnú evidenciu krokov, zodpovedností, finančných položiek a výstupov, aby sa reklamácie riešili konzistentne, v termíne a s plnou auditnou stopou pre manažment aj zákazníka.
Kontext
Modul Reklamácie je súčasťou interného firemného portálu, ktorý sme navrhli, vyvinuli a nasadili pre klienta z oblasti obchod, projekty a zmluvy. Portál konsoliduje desiatky firemných agend do jedného prostredia s jednotným prihlásením, rolami a auditovateľnou históriou — a modul Reklamácie je jeho kľúčovou súčasťou.
Výzva
Reklamačné konania sa riešili e-mailom bez evidencie, checklistu ani protokolu. Klient nemal prehľad o otvorených prípadoch, ich finančnom vplyve ani dodržaní zákonných lehôt. Reklamačný protokol sa tvoril manuálne v dokumente.
Ako sme to dodali
Modul reklamácií pokrýva celé reklamačné konanie od založenia po uzavretie s protokolmi.
Založenie a zodpovednosť: reklamácia sa založí s väzbou na projekt a partnera (klient alebo dodávateľ) a priradí sa zodpovedná osoba za jej vybavenie.
Dôkazy a financie: k prípadu sa dopĺňa kontrolný zoznam krokov, dôkazové prílohy a finančné položky vyrovnania — vrátane väzby na došlé faktúry.
Uzavretie a výstupy: prípad sa uzavrie ako vybavené alebo zamietnuté. Systém vygeneruje výzvu, protokol a súhrn v PDF a umožní Excel export pre mesačný report.
Audit: silná história zmien zaznamenáva úpravy jednotlivých polí, komentáre aj prílohy — uzatváranie stavu je riadené oprávneniami, bez zbytočného viacstupňového reťazca ako pri faktúrach.
Deň v živote: realizátor založí havarijnú reklamáciu, zodpovedný doplní kontrolný zoznam a finančné položky a po vyriešení sa vytlačí protokol a odošle mesačný export.
Prínos pre klienta
Každé reklamačné konanie má digitálnu stopu
podanie, postup, protokol a výsledok. Termíny sa sledujú automaticky. Počet reklamácií eskalovaných bez podkladov klesol na nulu.
Workflow krok za krokom
Založenie reklamácie s väzbou na projekt a partnera (klient alebo dodávateľ)
Priradenie zodpovednej osoby za vybavenie
Doplnenie kontrolného zoznamu a dôkazových príloh
Zadanie finančných položiek pre vyrovnanie (väzba na došlé faktúry)
Uzavretie ako vybavené alebo zamietnuté
Vytlačenie protokolu a mesačný report alebo export
Funkčnosti modulu
- založenie a evidencia reklamácií
- priradenie zodpovednej osoby
- kontrolný zoznam a dôkazové prílohy
- finančné položky vyrovnania
- uzatváranie podľa oprávnení (bez viacstupňového reťazca ako faktúry)
- silná história zmien a komentáre
- záznam zmien jednotlivých polí pri editácii
- Excel export a PDF protokoly
- sledovanie termínov a upozornenia
Integrácie a prepojenia
- projekty a zákazky
- adresár partnerov (klient/dodávateľ)
- došlé faktúry (finančné vyrovnanie)
- Excel export
- PDF výzva, protokol a súhrn
Stavy v procese
- Spracováva sa
- Vybavené
- Zamietnuté
- Archivované (so zachovaním histórie)
Prevádzka a ďalší rozvoj
Modul sme navrhli s ohľadom na budúci rozvoj — modulárna architektúra dovoľuje pridávať nové polia, reporty alebo integrácie bez zásahu do existujúceho jadra. Prehľadný kód, dokumentácia a oddelené konfiguračné súbory zabezpečujú, že systém zvládne rozvíjať aj iný tím — bez závislosti od jednej osoby, ktorá vie, „ako to funguje".
datatek, spol. s r. o. poskytuje pre tento typ riešení aj dlhodobú prevádzkovú podporu, monitoring a SLA — klient tak má istotu, že systém funguje aj po rokoch.
Potrebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvinieme internú aplikáciu podľa vašich procesov — od analýzy po nasadenie a dlhodobú podporu.