Ľudské zdroje a interné procesy
Žiadosti
Univerzálny modul pre interné žiadosti podľa konfigurovateľných formulárov — nákup, výdavok, školenie, benefit. Každý typ žiadosti má vlastné polia, schvaľovací postup a voliteľný ročný limit na používateľa, takže jeden vstupný bod pokryje desiatky firemných formulárov.
Kontext
Modul Žiadosti je súčasťou interného firemného portálu, ktorý sme navrhli, vyvinuli a nasadili pre klienta z oblasti ľudské zdroje a interné procesy. Portál konsoliduje desiatky firemných agend do jedného prostredia s jednotným prihlásením, rolami a auditovateľnou históriou — a modul Žiadosti je jeho súčasťou.
Výzva
Firma mala pre každý typ žiadosti iný postup: nákup sa žiadal e-mailom, školenie cez formulár v exceli, benefity cez HR. Nikto nevedel, koľko z ročného limitu zamestnanec vyčerpal, a schvaľovateľ hľadal žiadosti v troch schránkach. Každá nová agenda znamenala ďalší formulár a ďalší proces.
Ako sme to dodali
Žiadosti sme navrhli ako jeden modul s konfigurovateľnými formulármi, aby pribudnutie novej agendy nevyžadovalo vývoj.
Typy žiadostí: administrátor v nastaveniach definuje formulár — polia, povinnosť, prílohy, schvaľovateľov a limit. Nový typ je k dispozícii okamžite.
Podanie: zamestnanec vyberie typ, vyplní polia, priloží podklady a odošle. Žiadosť dostane stav čaká na schválenie a schvaľovateľom vznikne úloha.
Schvaľovanie: schvaľovateľ žiadosť vidí v úlohách alebo v správe žiadostí, schváli ju alebo zamietne so zdôvodnením. Žiadateľ zmenu stavu vidí okamžite.
Limity: pri type s ročným limitom na používateľa sa zobrazuje využité, zostáva a celkom, takže zamestnanec aj schvaľovateľ vedia, či je čerpanie v rámci rozpočtu.
Export: zoznam spravovaných žiadostí sa exportuje do súboru pre účtovníctvo alebo HR.
Prínos pre klienta
Jeden vstupný bod pre všetky interné žiadosti nahradil e-maily, excely a papierové formuláre.
Nový typ žiadosti nastaví administrátor bez vývoja, takže modul rastie s firmou.
Ročné limity na používateľa sú viditeľné pri každej žiadosti a prekročenie sa nestane omylom.
Schvaľovateľ má žiadosti v jednej fronte úloh spolu s faktúrami a objednávkami.
Každé rozhodnutie má meno, čas a zdôvodnenie v histórii žiadosti.
Workflow krok za krokom
Administrátor nastaví typ žiadosti: polia, prílohy, schvaľovateľov a limit
Zamestnanec vyberie typ, vyplní formulár a odošle žiadosť
Schvaľovateľ dostane úlohu a žiadosť schváli alebo zamietne so zdôvodnením
Systém prepočíta čerpanie limitu a informuje žiadateľa o výsledku
Schválené žiadosti sa exportujú pre účtovníctvo alebo HR
Funkčnosti modulu
- konfigurovateľné typy žiadostí a formuláre
- vlastné polia a povinné prílohy
- schvaľovanie cez úlohy
- ročný limit na používateľa s prehľadom čerpania
- moje žiadosti podľa roka a stavu
- správa žiadostí pre schvaľovateľov
- export zoznamu žiadostí
- história rozhodnutí
Integrácie a prepojenia
- zamestnanci a organizačná štruktúra
- task workflow (úlohy)
- notifikácie
- správca súborov (prílohy)
- export pre účtovníctvo a HR
Stavy v procese
- Čaká na schválenie
- Schválené
- Zamietnuté
Prevádzka a ďalší rozvoj
Modul sme navrhli s ohľadom na budúci rozvoj — modulárna architektúra dovoľuje pridávať nové polia, reporty alebo integrácie bez zásahu do existujúceho jadra. Prehľadný kód, dokumentácia a oddelené konfiguračné súbory zabezpečujú, že systém zvládne rozvíjať aj iný tím — bez závislosti od jednej osoby, ktorá vie, „ako to funguje".
datatek, spol. s r. o. poskytuje pre tento typ riešení aj dlhodobú prevádzkovú podporu, monitoring a SLA — klient tak má istotu, že systém funguje aj po rokoch.
Funkcie modulu v detaile
- Typy žiadostí
- Administrátor definuje formulár pre každý typ: polia (text, číslo, dátum, výber), povinné položky, prílohy, schvaľovateľov a limit. Napríklad nákup, výdavok, školenie, benefit alebo pracovná pomôcka.
- Moje žiadosti
- Zoznam podaných žiadostí daného typu s dátumom, stavom a údajmi z formulára, filter podľa roka. Detail ukazuje prílohy a históriu schvaľovania.
- Nová žiadosť
- Zamestnanec vyplní polia formulára, priloží podklady a odošle. Žiadosť dostane stav čaká na schválenie a schvaľovateľom vznikne úloha.
- Limit na používateľa
- Pri type s limitom (napr. ročný rozpočet na vzdelávanie) sa zobrazuje využité, zostáva a celkom za zvolený rok. Prekročenie je viditeľné pred schválením.
- Správa žiadostí
- Schvaľovateľ vidí žiadosti čakajúce na jeho rozhodnutie s filtrom podľa typu, roka a stavu. Schváli alebo zamietne so zdôvodnením; žiadateľ to vidí okamžite.
- Export
- Zoznam spravovaných žiadostí sa stiahne do súboru pre účtovníctvo, HR alebo vedenie.
Časté otázky
Neobmedzene. Každý typ má vlastný formulár a schvaľovateľov, takže modul pokryje nákupy, výdavky, školenia, benefity aj interné povolenia.
Priamo v zozname svojich žiadostí daného typu: využité, zostáva a celkom za rok.
V module Úlohy medzi ostatnými schvaľovaniami alebo v správe žiadostí s filtrom podľa typu a stavu.
Potrebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvinieme internú aplikáciu podľa vašich procesov — od analýzy po nasadenie a dlhodobú podporu.