Softvér na mieru vs. hotový systém: kedy sa firme oplatí vlastný interný portál

Otázka „kúpiť hotový systém, alebo si dať urobiť vlastný“ prichádza vo firme vždy v rovnakej chvíli: keď excely a e-maily prestanú stačiť. Odpoveď nie je ideologická. Väčšina firiem potrebuje kombináciu: hotové riešenia tam, kde je proces rovnaký ako všade inde, a vývoj na mieru tam, kde firma robí veci po svojom a práve to ju živí. Tento článok pomôže rozhodnúť, kde je hranica.

Kedy stačí hotový systém

Hotový ERP, CRM, HR alebo účtovný systém je správna voľba, keď platí väčšina z tohto:

• proces je štandardný a nemáte dôvod robiť ho inak než konkurencia (podvojné účtovníctvo, mzdy, DPH);
• systém používa pár ľudí a licencia na používateľa nebolí;
• nepotrebujete prepojenie s inými systémami alebo stačí export do Excelu;
• ste ochotní prispôsobiť svoj postup tomu, ako to systém „vie“.

Účtovníctvo, mzdy a kancelársky balík sú typické komodity. Vyvíjať si vlastné podvojné účtovníctvo nedáva zmysel pre nikoho. Hotový systém kúpite za orientačne 10 až 50 € na používateľa mesačne plus implementáciu a máte ho v prevádzke za týždne.

Kedy sa oplatí vývoj na mieru

Signály, že hotový systém bude bolieť, sú tiež známe:

• Proces je váš a je zložitý. Schvaľovanie podľa limitov a projektov, viacstupňové workflow, špecifické stavy. Hotové systémy to riešia „prispôsobením“, ktoré stojí ako vývoj, ale patrí dodávateľovi.
• Tie isté dáta žijú na piatich miestach. Partner v účtovníctve, v CRM, v exceli obchodu a v e-mailoch. Každá agenda má vlastný nástroj a nikto nevidí celok.
• Potrebujete integrácie. Bankové výpisy, export do účtovníctva, dochádzka do miezd, import z registra firiem. Hotové systémy ich majú na svoje obľúbené partnerstvá, nie na vašich dodávateľov.
• Licencie rastú s počtom ľudí. Pri 50 používateľoch a 30 € mesačne platíte 18 000 € ročne navždy, aj za ľudí, ktorí systém otvoria raz za mesiac.
• Hotový systém vás núti meniť proces, ktorý je vašou konkurenčnou výhodou.

Ak platia aspoň tri z piatich, oplatí sa aspoň spočítať variant na mieru.

Čo vývoj na mieru stojí

Čísla sú orientačné a závisia od rozsahu, ale rozpätia sú konzistentné:

• Jeden modul s vymedzeným procesom (schvaľovanie došlých faktúr, evidencia majetku s protokolmi, rezervácie): 5 až 15 tisíc eur, v prevádzke do 2 až 3 mesiacov.
• Portál s viacerými modulmi, ktoré zdieľajú používateľov, oprávnenia, adresár a schvaľovanie: desiatky tisíc eur, rozložené do etáp na 1 až 2 roky.
• Prevádzka a rozvoj: 10 až 20 % z ceny vývoja ročne na hosting, monitoring, aktualizácie a nové požiadavky.

Porovnanie pre firmu s 50 ľuďmi: hotový systém za 30 € na používateľa stojí 18 000 € ročne bez konca. Vlastný modul za 12 000 € s prevádzkou 2 000 € ročne sa vráti v druhom roku a potom stojí zlomok. Opačne to vychádza pri 5 používateľoch: tam je hotový systém za 1 800 € ročne jasná voľba.

Riziká vývoja na mieru a ako ich znížiť

Vývoj na mieru má reálne riziká. Nezmiznú, ale dajú sa riadiť:

1. Závislosť od dodávateľa. Riešenie: zdrojový kód a dáta sú vaše, systém je na bežných technológiách, má dokumentáciu a oddelenú konfiguráciu, aby ho vedel prevziať iný tím. Pýtajte sa na to pred podpisom.
2. Nekonečný projekt. Riešenie: nasadzovať po moduloch. Prvý modul do prevádzky do troch mesiacov, ďalší až keď ľudia prvý používajú. Veľký výbuch „všetko naraz“ nefunguje ani pri hotových systémoch.
3. Zmeny zadania. Riešenie: na začiatku analýza procesu s ľuďmi, ktorí ho robia, nie len s vedením. Väčšina zmien vzniká z toho, že sa pýtalo nesprávnych ľudí.
4. Nikto to nebude používať. Riešenie: systém musí ľuďom šetriť prácu od prvého dňa, napríklad faktúru vyťaží z PDF namiesto prepisovania. Ak pridáva klikanie bez úžitku, neprežije.

Hybrid, ktorý funguje najčastejšie

V praxi najlepšie funguje rozdelenie: hotové tam, kde je komodita, na mieru tam, kde je workflow. Účtovníctvo ostáva v účtovnom programe, pošta a dokumenty v Microsoft 365, mzdy v mzdovom systéme. Interný portál na mieru je nad nimi ako „lepidlo“: faktúra sa schváli vo workflow firmy a exportuje do účtovníctva, dochádzka sa uzavrie a exportuje do miezd, platby sa spárujú z bankového výpisu.

Presne takto vyzerá portál, ktorý sme postavili pre klienta a opísali v článku Jeden portál namiesto tridsiatich excelov: 31 modulov od došlých faktúr po e-learning, pridávaných postupne počas rokov, s exportmi do účtovníctva a miezd namiesto ich nahrádzania. Podrobnosti o každom module sú v prípadových štúdiách.

Päť otázok, ktoré rozhodnú

1. Robíme tento proces inak než ostatní, a je to dôvod, prečo nás zákazníci majú radi?
2. Koľko ľudí bude systém používať o tri roky a koľko by stáli ich licencie?
3. S akými systémami to musí komunikovať a majú na to hotové riešenia overenú integráciu?
4. Sme ochotní zmeniť postup kvôli softvéru, alebo má softvér slúžiť postupu?
5. Máme človeka, ktorý bude za systém zodpovedný a bude vedieť povedať, čo má robiť?

Ak odpovede ukazujú na vývoj na mieru, pozrite si, ako postupujeme, v časti Aplikácie na mieru. Ak si nie ste istí, napíšte nám, ktorú agendu riešite; povieme vám, či sa oplatí vyvíjať, alebo kúpiť, a nevadí nám, keď vyjde druhá možnosť.