Jeden portál namiesto tridsiatich excelov

Keď firma rastie, agendy jej rastú rýchlejšie než ľudia. Došlé faktúry kolujú e-mailom, dovolenky sa schvaľujú v chate, kniha jázd je v zošite v aute a zoznam notebookov má IT v exceli, ktorý nikto neaktualizuje. Každá agenda funguje, ale nikto nevidí celok a pri audite sa tri dni hľadajú podpisy.

Presne v tomto stave bol klient, pre ktorého sme navrhli, vyvinuli a prevádzkujeme interný firemný portál. Dnes v ňom beží 31 modulov od došlých faktúr po e-learning. Tento článok zhŕňa, čo sme vyriešili a prečo to funguje aj po rokoch.

Východisko: desiatky agend, žiadne prepojenie

Pred nasadením portálu mal klient pre každú agendu iný nástroj a iný postup:

• faktúry sa schvaľovali preposielaním e-mailov, platobné príkazy sa prepisovali ručne do internetbankingu;
• dochádzka a dovolenky sa evidovali v tabuľkách, mzdová účtovníčka ich na konci mesiaca prepisovala do mzdového programu;
• majetok, vozidlá a SIM karty mali vlastné zoznamy bez väzby na zamestnanca;
• zmluvy, objednávky a bankové záruky ležali v šanónoch a o končiacej platnosti sa vedelo, keď už bolo neskoro.

Spoločný menovateľ: tie isté údaje (partner, zamestnanec, projekt) existovali na piatich miestach a nikde neboli správne.

Čo sme navrhli

Namiesto nákupu piatich hotových systémov sme s klientom postavili jeden portál s modulmi, ktoré zdieľajú základ:

Jedno prihlásenie, jedna organizačná štruktúra. Kto je čí nadriadený, je v systéme raz. Z toho vyplýva, kto schvaľuje dovolenku, faktúru projektu aj cestovný príkaz. Zmena v štruktúre sa prejaví všade.

Jeden adresár partnerov. Dodávateľ alebo odberateľ sa založí raz, s načítaním údajov z registra a overením IČ DPH. Faktúry, objednávky, zmluvy aj pošta ho už len vyberajú.

Schvaľovanie cez úlohy. Každé rozhodnutie, od bločku za 12 eur po objednávku nad limit, je úloha pre konkrétnu osobu s termínom. Schvaľovateľ má jednu frontu, vedenie vidí, čo kde stojí.

História pri každom zázname. Kto, kedy a s akým komentárom. Audit je otázka filtra a exportu, nie hľadania v šanónoch.

Tridsaťjeden modulov v piatich oblastiach

Portál sme stavali postupne, podľa toho, kde klienta najviac tlačilo. Dnes pokrýva:

• Financie a účtovníctvo: došlé faktúry s AI importom z PDF a dvojstupňovým schvaľovaním, vyšlé faktúry s e-fakturáciou, platby s importom výpisov a SEPA príkazmi, pokladňa, bločky a bankové záruky.
• Obchod, projekty a zmluvy: projekty ako rozcestník všetkých dokladov, obchodné prípady, objednávky so schvaľovacími limitmi, zmluvy s dodatkami a čerpaním, tendre, reklamácie a adresár.
• Ľudské zdroje a interné procesy: profil zamestnanca, dochádzka so zmenami, uzávierkou a exportom pre mzdy, hodnotenie, odmeny, KPI, úlohy, žiadosti, služobné cesty a e-learning.
• Majetok, logistika a prevádzka: majetok s odovzdávacími protokolmi a inventúrami, vozidlá s knihou jázd, mobilné telefóny, kamery, materiál, pošta a rezervácie.
• IT, podpora a administrácia: ServiceDesk a úložisko dokumentov s verziami.

Detail každého modulu, vrátane funkcií a častých otázok, nájdete v prípadových štúdiách.

Tri príklady, ktoré klient pocítil najviac

Faktúra od PDF po banku bez prepisovania. Došlá faktúra sa nahrá ako PDF, systém z nej vyťaží číslo, sumy a dodávateľa. Projektový manažér ju schváli, finančný manažér definitívne schváli, a v module Platby sa z nej jedným klikom vygeneruje SEPA súbor pre internetbanking. Po importe výpisu sa úhrada spáruje sama.

Dochádzka, ktorá sedí s mzdami. Zamestnanec pípne príchod v prehliadači, čas určuje server. Prestávky, nadčasy a sviatky sa počítajú podľa Zákonníka práce. Na konci mesiaca zamestnanec mesiac potvrdí, nadriadený schváli a uzamkne a mzdová účtovníčka stiahne jeden export za všetkých. Nič sa neprepisuje.

Nástup a odchod zamestnanca na jednom mieste. Pri nástupe HR vygeneruje protokol o prevzatí notebooku, telefónu a kľúčov, priradí povinné e-learningové kurzy a zamestnanec ich absolvuje v prvý deň. Pri odchode protokol o vrátení, zrušenie prístupov a prepnutie SIM na nástupcu.

Prečo to funguje po rokoch

Portál nie je jednorazový projekt. Moduly sme pridávali postupne, každý s vlastnou dokumentáciou a oddelenou konfiguráciou, takže ho vie rozvíjať aj iný tím. Prevádzku, monitoring a podporu zabezpečuje datatek, spol. s r. o. v rámci SLA, takže klient má jedno miesto, kam sa obrátiť.

Máte vo firme tiež niekoľko excelov, ktoré by mali byť jedným systémom? Napíšte nám. Prejdeme vaše agendy a povieme, ktoré sa oplatí zjednotiť ako prvé. Viac o tom, ako pracujeme, nájdete v službe Aplikácie na mieru.