Jeden portál místo třiceti excelů

Když firma roste, agendy jí rostou rychleji než lidé. Přijaté faktury kolují e-mailem, dovolené se schvalují v chatu, kniha jízd je v sešitě v autě a seznam notebooků má IT v excelu, který nikdo neaktualizuje. Každá agenda funguje, ale nikdo nevidí celek a při auditu se tři dny hledají podpisy.

Přesně v tomto stavu byl klient, pro kterého jsme navrhli, vyvinuli a provozujeme interní firemní portál. Dnes v něm běží 31 modulů od přijatých faktur po e-learning. Tento článek shrnuje, co jsme vyřešili a proč to funguje i po letech.

Výchozí stav: desítky agend, žádné propojení

Před nasazením portálu měl klient pro každou agendu jiný nástroj a jiný postup:

• faktury se schvalovaly přeposíláním e-mailů, platební příkazy se ručně přepisovaly do internetbankingu;
• docházka a dovolené se evidovaly v tabulkách, mzdová účetní je na konci měsíce přepisovala do mzdového programu;
• majetek, vozidla a SIM karty měly vlastní seznamy bez vazby na zaměstnance;
• smlouvy, objednávky a bankovní záruky ležely v šanonech a o končící platnosti se vědělo, až když bylo pozdě.

Společný jmenovatel: stejné údaje (partner, zaměstnanec, projekt) existovaly na pěti místech a nikde nebyly správně.

Co jsme navrhli

Místo nákupu pěti hotových systémů jsme s klientem postavili jeden portál s moduly, které sdílejí základ:

Jedno přihlášení, jedna organizační struktura. Kdo je čí nadřízený, je v systému jednou. Z toho vyplývá, kdo schvaluje dovolenou, fakturu projektu i cestovní příkaz. Změna ve struktuře se projeví všude.

Jeden adresář partnerů. Dodavatel nebo odběratel se založí jednou, s načtením údajů z rejstříku a ověřením DIČ. Faktury, objednávky, smlouvy i pošta ho už jen vybírají.

Schvalování přes úkoly. Každé rozhodnutí, od účtenky za 12 eur po objednávku nad limit, je úkol pro konkrétní osobu s termínem. Schvalovatel má jednu frontu, vedení vidí, co kde stojí.

Historie u každého záznamu. Kdo, kdy a s jakým komentářem. Audit je otázka filtru a exportu, ne hledání v šanonech.

Třicet jedna modulů v pěti oblastech

Portál jsme stavěli postupně podle toho, kde klienta nejvíc tlačilo. Dnes pokrývá:

• Finance a účetnictví: přijaté faktury s AI importem z PDF a dvoustupňovým schvalováním, vydané faktury s e-fakturací, platby s importem výpisů a SEPA příkazy, pokladna, účtenky a bankovní záruky.
• Obchod, projekty a smlouvy: projekty jako rozcestník všech dokladů, obchodní případy, objednávky se schvalovacími limity, smlouvy s dodatky a čerpáním, tendry, reklamace a adresář.
• Lidské zdroje a interní procesy: profil zaměstnance, docházka se směnami, uzávěrkou a exportem pro mzdy, hodnocení, odměny, KPI, úkoly, žádosti, služební cesty a e-learning.
• Majetek, logistika a provoz: majetek s předávacími protokoly a inventurami, vozidla s knihou jízd, mobilní telefony, kamery, materiál, pošta a rezervace.
• IT, podpora a administrativa: ServiceDesk a úložiště dokumentů s verzemi.

Detail každého modulu včetně funkcí a častých otázek najdete v případových studiích.

Tři příklady, které klient pocítil nejvíc

Faktura od PDF po banku bez přepisování. Přijatá faktura se nahraje jako PDF, systém z ní vytěží číslo, částky a dodavatele. Projektový manažer ji schválí, finanční manažer definitivně schválí a v modulu Platby se z ní jedním klikem vygeneruje SEPA soubor pro internetbanking. Po importu výpisu se úhrada spáruje sama.

Docházka, která sedí se mzdami. Zaměstnanec si zaznamená příchod v prohlížeči, čas určuje server. Přestávky, přesčasy a svátky se počítají podle zákoníku práce. Na konci měsíce zaměstnanec měsíc potvrdí, nadřízený schválí a uzamkne a mzdová účetní stáhne jeden export za všechny. Nic se nepřepisuje.

Nástup a odchod zaměstnance na jednom místě. Při nástupu HR vygeneruje protokol o převzetí notebooku, telefonu a klíčů, přiřadí povinné e-learningové kurzy a zaměstnanec je absolvuje první den. Při odchodu protokol o vrácení, zrušení přístupů a přepnutí SIM na nástupce.

Proč to funguje po letech

Portál není jednorázový projekt. Moduly jsme přidávali postupně, každý s vlastní dokumentací a oddělenou konfigurací, takže ho umí rozvíjet i jiný tým. Provoz, monitoring a podporu zajišťuje datatek, spol. s r. o. v rámci SLA, takže klient má jedno místo, kam se obrátit.

Máte ve firmě také několik excelů, které by měly být jedním systémem? Napište nám. Projdeme vaše agendy a řekneme, které se vyplatí sjednotit jako první. Více o tom, jak pracujeme, najdete ve službě Aplikace na míru.