Ein Portal statt dreißig Tabellen

Wenn ein Unternehmen wächst, wachsen seine Prozesse schneller als seine Mitarbeiter. Eingangsrechnungen kursieren per E-Mail, Urlaub wird im Chat genehmigt, das Fahrtenbuch ist ein Heft im Auto und die IT führt die Laptop-Liste in einer Tabelle, die niemand aktualisiert. Jeder Prozess funktioniert, aber niemand sieht das Ganze, und bei einem Audit sucht man drei Tage nach Unterschriften.

Genau in diesem Zustand war der Kunde, für den wir ein internes Unternehmensportal entworfen, entwickelt und heute betreiben. Darin laufen heute 31 Module, von Eingangsrechnungen bis E-Learning. Dieser Beitrag fasst zusammen, was wir gelöst haben und warum es auch nach Jahren funktioniert.

Ausgangslage: Dutzende Prozesse, keine Verbindung

Vor dem Portal hatte der Kunde für jeden Prozess ein anderes Werkzeug und einen anderen Ablauf:

• Rechnungen wurden durch Weiterleiten von E-Mails freigegeben, Zahlungsaufträge von Hand ins Online-Banking übertragen;
• Zeiterfassung und Urlaub wurden in Tabellen geführt und am Monatsende von der Lohnbuchhaltung ins Lohnprogramm übertragen;
• Anlagen, Fahrzeuge und SIM-Karten hatten eigene Listen ohne Bezug zum Mitarbeiter;
• Verträge, Bestellungen und Bankgarantien lagen in Ordnern, und ein auslaufendes Datum fiel auf, wenn es schon zu spät war.

Der gemeinsame Nenner: dieselben Daten (Partner, Mitarbeiter, Projekt) existierten an fünf Stellen und waren nirgends korrekt.

Was wir entworfen haben

Statt fünf fertige Systeme zu kaufen, haben wir mit dem Kunden ein Portal gebaut, dessen Module eine gemeinsame Basis teilen:

Ein Login, eine Organisationsstruktur. Wer wem unterstellt ist, steht einmal im System. Daraus ergibt sich, wer Urlaub, Projektrechnung und Dienstreiseantrag genehmigt. Eine Änderung der Struktur wirkt überall.

Ein Partnerverzeichnis. Lieferant oder Kunde wird einmal angelegt, mit Daten aus dem Register und geprüfter USt-IdNr. Rechnungen, Bestellungen, Verträge und Post wählen ihn nur noch aus.

Freigabe über Aufgaben. Jede Entscheidung, vom 12-Euro-Beleg bis zur Bestellung über dem Limit, ist eine Aufgabe für eine bestimmte Person mit Frist. Der Genehmiger hat eine Warteschlange, die Geschäftsleitung sieht, wo etwas hängt.

Historie an jedem Datensatz. Wer, wann und mit welchem Kommentar. Ein Audit ist eine Frage von Filter und Export, nicht von Ordnern.

Einunddreißig Module in fünf Bereichen

Wir haben das Portal schrittweise aufgebaut, dort beginnend, wo der Druck am größten war. Heute deckt es ab:

• Finanzen und Buchhaltung: Eingangsrechnungen mit KI-Import aus PDF und zweistufiger Freigabe, Ausgangsrechnungen mit E-Rechnung, Zahlungen mit Kontoauszugsimport und SEPA-Aufträgen, Kasse, Belege und Bankgarantien.
• Vertrieb, Projekte und Verträge: Projekte als Drehscheibe aller Belege, Vertriebsfälle, Bestellungen mit Freigabelimits, Verträge mit Nachträgen und Ausschöpfung, Ausschreibungen, Reklamationen und Adressbuch.
• Personal und interne Prozesse: Mitarbeiterprofil, Zeiterfassung mit Schichten, Monatsabschluss und Lohnexport, Beurteilungen, Prämien, KPIs, Aufgaben, Anträge, Dienstreisen und E-Learning.
• Anlagen, Logistik und Betrieb: Anlagen mit Übergabeprotokollen und Inventuren, Fahrzeuge mit Fahrtenbuch, Mobiltelefone, Kameras, Material, Post und Reservierungen.
• IT, Support und Verwaltung: ServiceDesk und Dokumentenablage mit Versionen.

Die Details jedes Moduls, einschließlich Funktionen und häufiger Fragen, finden Sie in den Fallstudien.

Drei Beispiele, die der Kunde am stärksten gespürt hat

Rechnung vom PDF bis zur Bank ohne Abtippen. Die Eingangsrechnung wird als PDF hochgeladen, das System liest Nummer, Beträge und Lieferant aus. Der Projektleiter gibt frei, der Finanzleiter gibt endgültig frei, und im Modul Zahlungen entsteht mit einem Klick eine SEPA-Datei für das Online-Banking. Nach dem Auszugsimport wird die Zahlung automatisch zugeordnet.

Zeiterfassung, die zur Lohnabrechnung passt. Der Mitarbeiter stempelt im Browser, die Zeit setzt der Server. Pausen, Überstunden und Feiertage werden nach dem Arbeitsgesetz berechnet. Am Monatsende bestätigt der Mitarbeiter den Monat, der Vorgesetzte genehmigt und sperrt ihn, und die Lohnbuchhaltung lädt einen Export für alle herunter. Nichts wird abgetippt.

Ein- und Austritt an einem Ort. Beim Eintritt erzeugt HR das Übergabeprotokoll für Laptop, Telefon und Schlüssel, weist die Pflichtkurse im E-Learning zu und der Mitarbeiter absolviert sie am ersten Tag. Beim Austritt Rückgabeprotokoll, Entzug der Zugänge und Umschreibung der SIM auf den Nachfolger.

Warum es nach Jahren funktioniert

Das Portal ist kein einmaliges Projekt. Wir haben die Module schrittweise ergänzt, jedes mit eigener Dokumentation und getrennter Konfiguration, sodass auch ein anderes Team es weiterentwickeln kann. Betrieb, Monitoring und Support übernimmt datatek, spol. s r. o. im Rahmen eines SLA, sodass der Kunde eine Anlaufstelle hat.

Haben auch Sie im Unternehmen einige Tabellen, die eigentlich ein System sein sollten? Schreiben Sie uns. Wir gehen Ihre Prozesse durch und sagen Ihnen, welche sich zuerst vereinheitlichen lassen. Mehr zu unserer Arbeitsweise finden Sie bei Individuelle Anwendungen.